滞納支部会費徴収整理規程
第1章 総則
(趣旨)
第1条支部規約第37条に基づき、この規程を定める。
(目的)
第2条この規程は、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の適正な取扱いの確保について組織として取り組むため、特定個人情報等の取扱いに関し必要な事項を定める。
(定義)
第3条この規程において、次の各号に掲げる用語の定義は、当該各号に定めるところによる。
⑴ 個人情報 生存する個人に関する情報であって、次のいずれかに該当するものをいう。
イ 当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等(文書、図画若しくは電磁的記録(電磁的方式(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。次号において同じ。)で作られる記録をいう。以下同じ。)に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項(個人識別符号を除く。)をいう。以下同じ。)により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)
ロ 個人識別符号が含まれるもの
⑵ 個人識別符号 次に掲げるもののいずれかに該当する文字、番号、記号その他の符号のうち、個人情報の保護に関する法律施行令(以下「政令」という。)で定めるものをいう。
イ 特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号であって、当該特定の個人を識別することができるもの
ロ 個人に提供される役務の利用若しくは個人に販売される商品の購入に関し割り当てられ、又は個人に発行されるカードその他の書類に記載され、若しくは電磁的方式により記録された文字、番号、記号その他の符号であって、その利用者若しくは購入者又は発行を受ける者ごとに異なるものとなるように割り当てられ、又は記載され、若しくは記録されることにより、特定の利用者若しくは購入者又は発行を受ける者を識別することができるもの
⑶ 個人番号 住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるもの(個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。)をいう。
⑷ 特定個人情報 個人番号をその内容に含む個人情報をいう。
⑸ 個人情報データベース等 個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるもの(利用方法からみて個人の権利利益を害するおそれが少ないものとして政令で定めるものを除く。)をいう。
イ 特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
ロ 前記イのほか、個人情報を一定の規則にしたがって整理することにより特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成した情報の集合物であって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの
⑹ 個人情報ファイル 個人情報データベース等であって行政機関及び独立行政法人等以外の者が保有するものをいう。
⑺ 特定個人情報ファイル 個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。
⑻ 個人番号利用事務 行政機関、地方公共団体、独立行政法人等その他の行政事務を処理する者がその保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し、及び管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する事務をいう。
⑼ 個人番号関係事務 個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。
⑽ 個人番号利用事務実施者 個人番号利用事務を処理する者及び個人番号利用事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
⑾ 個人番号関係事務実施者 個人番号関係事務を処理する者及び個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
⑿ 特定個人情報等の取扱い 特定個人情報等の取得、安全管理措置、保管、利用、提供、委託並びに廃棄及び消去をいう。
⑴ 個人情報 生存する個人に関する情報であって、次のいずれかに該当するものをいう。
イ 当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等(文書、図画若しくは電磁的記録(電磁的方式(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。次号において同じ。)で作られる記録をいう。以下同じ。)に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項(個人識別符号を除く。)をいう。以下同じ。)により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)
ロ 個人識別符号が含まれるもの
⑵ 個人識別符号 次に掲げるもののいずれかに該当する文字、番号、記号その他の符号のうち、個人情報の保護に関する法律施行令(以下「政令」という。)で定めるものをいう。
イ 特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号であって、当該特定の個人を識別することができるもの
ロ 個人に提供される役務の利用若しくは個人に販売される商品の購入に関し割り当てられ、又は個人に発行されるカードその他の書類に記載され、若しくは電磁的方式により記録された文字、番号、記号その他の符号であって、その利用者若しくは購入者又は発行を受ける者ごとに異なるものとなるように割り当てられ、又は記載され、若しくは記録されることにより、特定の利用者若しくは購入者又は発行を受ける者を識別することができるもの
⑶ 個人番号 住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるもの(個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。)をいう。
⑷ 特定個人情報 個人番号をその内容に含む個人情報をいう。
⑸ 個人情報データベース等 個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるもの(利用方法からみて個人の権利利益を害するおそれが少ないものとして政令で定めるものを除く。)をいう。
イ 特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
ロ 前記イのほか、個人情報を一定の規則にしたがって整理することにより特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成した情報の集合物であって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの
⑹ 個人情報ファイル 個人情報データベース等であって行政機関及び独立行政法人等以外の者が保有するものをいう。
⑺ 特定個人情報ファイル 個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。
⑻ 個人番号利用事務 行政機関、地方公共団体、独立行政法人等その他の行政事務を処理する者がその保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し、及び管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する事務をいう。
⑼ 個人番号関係事務 個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。
⑽ 個人番号利用事務実施者 個人番号利用事務を処理する者及び個人番号利用事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
⑾ 個人番号関係事務実施者 個人番号関係事務を処理する者及び個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
⑿ 特定個人情報等の取扱い 特定個人情報等の取得、安全管理措置、保管、利用、提供、委託並びに廃棄及び消去をいう。
(適用)
第4条この規程は、東海税理士会(以下「本会」という。)刈谷支部(以下「支部」という。)の役員、委員、職員その他事務を処理する者(以下「役職員等」といい、「職員その他事務を処理する者」を「職員等」という。)に適用する。
② この規程は、支部が取り扱う特定個人情報等を対象とする。
② この規程は、支部が取り扱う特定個人情報等を対象とする。
(特定個人情報等の取扱いに関する基本方針)
第5条支部は、支部における特定個人情報等の適正な取扱いを確保するため、次の各号に掲げる基本方針を定め、これを公表する。
⑴ 特定個人情報等の適正な取扱いに関する事項
⑵ 特定個人情報等の利用目的に関する事項
⑶ 特定個人情報等の安全管理措置に関する事項
⑷ 関係法令、ガイドライン等の遵守に関する事項
⑸ 継続的改善に関する事項
⑹ 問い合わせに関する事項
② 公表する基本方針は、別紙のとおりとする。
⑴ 特定個人情報等の適正な取扱いに関する事項
⑵ 特定個人情報等の利用目的に関する事項
⑶ 特定個人情報等の安全管理措置に関する事項
⑷ 関係法令、ガイドライン等の遵守に関する事項
⑸ 継続的改善に関する事項
⑹ 問い合わせに関する事項
② 公表する基本方針は、別紙のとおりとする。
第2章 管理体制
(特定個人情報等を取り扱う事務の範囲)
第6条支部において特定個人情報等を取り扱う事務は、次に掲げる事務に限定する。
⑴ 職員等(配偶者及び扶養親族を含む。)に係る源泉徴収事務、社会保険関係事務及び労働保険関係事務
⑵ 前号に掲げる事務以外の個人に係る報酬、料金、契約金、賞金その他の支払調書作成事務
⑴ 職員等(配偶者及び扶養親族を含む。)に係る源泉徴収事務、社会保険関係事務及び労働保険関係事務
⑵ 前号に掲げる事務以外の個人に係る報酬、料金、契約金、賞金その他の支払調書作成事務
(特定個人情報保護責任者)
第7条支部は、特定個人情報等の取扱いに関して総括的な責任を有する特定個人情報保護責任者を置くこととし、その責任者は支部長が指名するものとする。
② 特定個人情報保護責任者は、次の各号に掲げる事項その他支部における特定個人情報等に関
する全ての権限と責務を有する。
⑴ 基本方針の役職員等への周知、一般への公表
⑵ 本規程に基づき特定個人情報等の取扱いを管理するうえで必要とされる事案の承認
⑶ 特定個人情報等に関する安全対策の策定及び推進
⑷ 特定個人情報等の適正な取扱いの維持、推進等を目的とした諸施策の策定及び実施
⑸ 事故発生時の対応策の策定及び実施
② 特定個人情報保護責任者は、次の各号に掲げる事項その他支部における特定個人情報等に関
する全ての権限と責務を有する。
⑴ 基本方針の役職員等への周知、一般への公表
⑵ 本規程に基づき特定個人情報等の取扱いを管理するうえで必要とされる事案の承認
⑶ 特定個人情報等に関する安全対策の策定及び推進
⑷ 特定個人情報等の適正な取扱いの維持、推進等を目的とした諸施策の策定及び実施
⑸ 事故発生時の対応策の策定及び実施
(事務取扱担当者)
第8条支部における特定個人情報等を取り扱う事務については、事務取扱担当者を明確にするものとする。
② 事務取扱担当者は、次の各号に掲げる方法により特定個人情報等を取り扱う。
⑴ 取得した特定個人情報等を含む書類等は、安全に管理する。
⑵ 取得した特定個人情報等に基づき特定個人情報ファイルを作成する。
⑶ 源泉徴収票等を作成し、行政機関等へ書類等(磁気媒体及び電子媒体(以下「電子媒体等」という。)を含む。)により提出する。
③ 事務取扱担当者は、特定個人情報等を取り扱う情報システム及び機器等を適切に管理し、利用権限のない者には使用させてはならない。
④ 事務取扱担当者は、特定個人情報等の取扱状況を明確にするため、執務記録を作成し、適宜記録する。
(管理区域及び取扱区域)
第9条支部は、特定個人情報等の情報漏えい等を防止するため、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域(以下「管理区域」という。)及び特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にする。
② 管理区域とは、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システム及び特定個人情報ファイルを管理するキャビネット等のある区域とし、他の区域との間仕切りの設置及びキャビネット等の施錠等の安全管理措置を講ずることとする。
③ 取扱区域とは、事務取扱担当者の机周辺とし、他の区域との間仕切りの設置及び座席配置等による安全管理措置を講ずることとする。
② 管理区域とは、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システム及び特定個人情報ファイルを管理するキャビネット等のある区域とし、他の区域との間仕切りの設置及びキャビネット等の施錠等の安全管理措置を講ずることとする。
③ 取扱区域とは、事務取扱担当者の机周辺とし、他の区域との間仕切りの設置及び座席配置等による安全管理措置を講ずることとする。
(教育)
第10条支部は、役職員等に対して定期的な研修の実施又は情報提供等を行い、特定個人情報等の適正な取扱いを図るものとする。
(監督)
第11条支部は、役職員等が特定個人情報等を取り扱うに当たり、必要かつ適切な監督を行う。
(特定個人情報等の取扱状況の確認)
第12条特定個人情報保護責任者は、支部における特定個人情報等の取扱いが関係法令、本規程等に基づき適正に運用されていることを定期的に確認する。
② 特定個人情報保護責任者は、執務記録の内容を定期的に確認する。
② 特定個人情報保護責任者は、執務記録の内容を定期的に確認する。
(体制の見直し)
第13条支部は、必要に応じて特定個人情報等の取扱いに関する安全対策に関する諸施策について見直しを行い、改善を図るものとする。
(苦情等への対応)
第14条支部における特定個人情報等の取扱いに関する苦情等があったときは、これに適切に対応する。
② 特定個人情報保護責任者は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備を行うものとする。
② 特定個人情報保護責任者は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備を行うものとする。
第3章 個人番号の取得、利用等
(個人番号の取得、提供の求め)
第15条支部は、第6条に規定する事務を処理するために必要がある場合に限り、本人又は他の個人番号関係事務実施者若しくは個人番号利用事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができるものとする。
② 個人番号の提供を求める時期は、原則として個人番号を取り扱う事務が発生した時点とする。ただし、個人番号を取り扱う事務が発生することが明らかな場合は、契約等の時点で個人番号の提供を求めることができるものとする。
② 個人番号の提供を求める時期は、原則として個人番号を取り扱う事務が発生した時点とする。ただし、個人番号を取り扱う事務が発生することが明らかな場合は、契約等の時点で個人番号の提供を求めることができるものとする。
(個人番号の収集等の制限)
第16条支部は、第6条に規定する事務を処理するために必要がある場合を除き、個人番号を収集し、又は保管しない。
② 第6条に規定する事務以外の事務において、本人から個人番号を記載した書類等の提供があったときは、個人番号に係る部分のマスキング又は消去を当該本人に求めるものとする。
② 第6条に規定する事務以外の事務において、本人から個人番号を記載した書類等の提供があったときは、個人番号に係る部分のマスキング又は消去を当該本人に求めるものとする。
(本人確認)
第17条支部は、本人又は代理人から個人番号の提供を受けたときは、関係法令等に基づき本人確認を行うこととする。
② 書面の送付により個人番号の提供を受けるときは、併せて本人確認に必要な書面又はその写しの提出を求めるものとする。
② 書面の送付により個人番号の提供を受けるときは、併せて本人確認に必要な書面又はその写しの提出を求めるものとする。
(本人確認書類の保存)
第18条提出された本人確認書類は、当該個人番号を利用する事務が終了するまでの間又は法定保存期間が終了するまでの間、これを保管することができる。保管する場合においては、安全管理措置を適切に講ずるものとする。
(個人番号の利用)
第19条支部は、第6条に規定する事務を処理するために必要な場合に限り、個人番号を利用するものとする。なお、たとえ本人の同意があったとしても、利用目的を超えて個人番号を利用してはならない。
② 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であるときは、前項の規定にかかわらず支部が保有している個人番号を利用することができる。
② 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であるときは、前項の規定にかかわらず支部が保有している個人番号を利用することができる。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第20条支部は、第6条に規定する事務を処理するために必要な場合に限り、特定個人情報ファイルを作成するものとする。
② 特定個人情報ファイルには、パスワードを付与する等の保護措置を講じたうえで適切に保存する。
② 特定個人情報ファイルには、パスワードを付与する等の保護措置を講じたうえで適切に保存する。
第4章 特定個人情報等の保管、管理等
(保管)
第21条支部は、第6条に規定する事務が終了するまでの間、特定個人情報等を保管することができる。ただし、所管法令等により保存期間が定められているものについては、当該期間を経過するまでの間、特定個人情報等を保管する。
② 特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体及び書類等は、特定個人情報等の漏えい、滅失又はき損の防止その他の安全管理の確保のため、次の各号に掲げる方法により保管又は管理する。
⑴ 特定個人情報等を取り扱う機器は、施錠できるキャビネット等に保管するか、又は盗難防止用のセキュリティワイヤー等により固定する。
⑵ 特定個人情報等を含む書類及び電子媒体等は、施錠できるキャビネット等に保管する。
⑶ 特定個人情報ファイルは、パスワードを付与する等の保護措置を講じたうえでこれを保存し、当該パスワードを適切に管理する。
⑷ 特定個人情報等を含む書類であって、法定保存期間を有するものは、期間経過後速やかに廃棄することを念頭に保管する。
③ 特定個人情報等を含む書類又は特定個人情報ファイルを法定保存期間経過後も引き続き保管するときは、個人番号に係る部分をマスキング又は消去したうえで保管する。
② 特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体及び書類等は、特定個人情報等の漏えい、滅失又はき損の防止その他の安全管理の確保のため、次の各号に掲げる方法により保管又は管理する。
⑴ 特定個人情報等を取り扱う機器は、施錠できるキャビネット等に保管するか、又は盗難防止用のセキュリティワイヤー等により固定する。
⑵ 特定個人情報等を含む書類及び電子媒体等は、施錠できるキャビネット等に保管する。
⑶ 特定個人情報ファイルは、パスワードを付与する等の保護措置を講じたうえでこれを保存し、当該パスワードを適切に管理する。
⑷ 特定個人情報等を含む書類であって、法定保存期間を有するものは、期間経過後速やかに廃棄することを念頭に保管する。
③ 特定個人情報等を含む書類又は特定個人情報ファイルを法定保存期間経過後も引き続き保管するときは、個人番号に係る部分をマスキング又は消去したうえで保管する。
(情報システムの管理)
第22条支部において使用する情報システムにおいて特定個人情報等を取り扱うときは、次の各号に掲げる方法により管理する。
⑴ 特定個人情報保護責任者は、情報システムを使用して個人番号を取り扱う事務を処理するときは、ユーザーIDに付与されるアクセス権により、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを使用できる者を事務取扱担当者に限定する。
⑵ 事務取扱担当者は、情報システムを取り扱ううえで、正当なアクセス権を有する者であることを確認するために、ユーザーID、パスワード等により認証する。
⑶ 情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護するため、情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェア等を導入する。
⑷ 特定個人情報等をインターネット等により外部に送信するときは、通信経路における情報漏えい等を防止するため、通信経路の暗号化等の措置を講ずる。
⑴ 特定個人情報保護責任者は、情報システムを使用して個人番号を取り扱う事務を処理するときは、ユーザーIDに付与されるアクセス権により、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを使用できる者を事務取扱担当者に限定する。
⑵ 事務取扱担当者は、情報システムを取り扱ううえで、正当なアクセス権を有する者であることを確認するために、ユーザーID、パスワード等により認証する。
⑶ 情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護するため、情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェア等を導入する。
⑷ 特定個人情報等をインターネット等により外部に送信するときは、通信経路における情報漏えい等を防止するため、通信経路の暗号化等の措置を講ずる。
(特定個人情報等の持出し等)
第23条支部において保有する特定個人情報等をその管理区域外に持ち出すとき又は外部から管理区域内に持ち込むときは、次の各号に掲げる方法により管理する。
⑴ 特定個人情報等を含む書類を持ち出すときは、他者から容易に閲覧されないよう封筒に入れる等の措置を講ずる。
⑵ 特定個人情報等を含む書類を郵便等により発送するときは、簡易書留等の追跡可能な手段を利用する。
⑶ 特定個人情報ファイルを電子媒体等又は機器にて持ち出すときは、ファイルへのパスワードの付与等又はパスワードを付与できる機器の利用等の措置を講ずる。
⑴ 特定個人情報等を含む書類を持ち出すときは、他者から容易に閲覧されないよう封筒に入れる等の措置を講ずる。
⑵ 特定個人情報等を含む書類を郵便等により発送するときは、簡易書留等の追跡可能な手段を利用する。
⑶ 特定個人情報ファイルを電子媒体等又は機器にて持ち出すときは、ファイルへのパスワードの付与等又はパスワードを付与できる機器の利用等の措置を講ずる。
第5章 特定個人情報等の提供
(特定個人情報等の提供)
第24条支部にて保有する特定個人情報等の提供は、第6条に規定する事務に限るものとする。
② 前項の規定のほか、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律において特定個人情報等の提供が認められている場合には、支部で保有している特定個人情報等を提供することができる。
② 前項の規定のほか、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律において特定個人情報等の提供が認められている場合には、支部で保有している特定個人情報等を提供することができる。
(開示、訂正)
第25条支部にて保有する特定個人情報等については、適法かつ合理的な範囲に限り開示することとし、特定個人情報等について本人より訂正の申出があったときは、速やかに対応する。
(第三者提供の停止)
第26条特定個人情報等が違法に第三者に提供されていることを知った本人からその提供の停止を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、第三者への提供を停止する。
第6章 委託
(委託先の監督)
第27条支部は、支部の個人番号関係事務の全部又は一部を他者に委託するときは、委託先において安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行うこととする。
② 支部は、委託先における特定個人情報等の保護体制が十分であることを確認した上で委託先を選定する。
③ 支部は、委託先との間で次の各号に掲げる事項等を記載した契約を締結する。
⑴ 特定個人情報等に関する秘密保持義務
⑵ 事業所内からの特定個人情報等の持ち出しの禁止
⑶ 特定個人情報等の目的外利用の禁止
⑷ 再委託における条件
⑸ 漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任
⑹ 委託契約終了後の特定個人情報等の返却又は廃棄
⑺ 従業者に対する監督・教育
⑻ 契約内容の遵守状況についての報告
⑼ その他必要な事項
④ 委託先が支部の許諾を得て再委託する場合、再委託先の監督については、前3項の規定を準用する。
② 支部は、委託先における特定個人情報等の保護体制が十分であることを確認した上で委託先を選定する。
③ 支部は、委託先との間で次の各号に掲げる事項等を記載した契約を締結する。
⑴ 特定個人情報等に関する秘密保持義務
⑵ 事業所内からの特定個人情報等の持ち出しの禁止
⑶ 特定個人情報等の目的外利用の禁止
⑷ 再委託における条件
⑸ 漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任
⑹ 委託契約終了後の特定個人情報等の返却又は廃棄
⑺ 従業者に対する監督・教育
⑻ 契約内容の遵守状況についての報告
⑼ その他必要な事項
④ 委託先が支部の許諾を得て再委託する場合、再委託先の監督については、前3項の規定を準用する。
第7章 廃棄及び消去
(特定個人情報等の廃棄又は消去)
第28条支部は、第21条第1項に規定する保管期間を経過した書類等は、次の各号に掲げるとおり速やかに廃棄又は消去する。
⑴ 特定個人情報等を含む書類は、焼却又は溶解等の復元不可能な手法により廃棄する。
⑵ 特定個人情報ファイルは、完全削除ソフトウェア等により完全に消去する。
⑶ 特定個人情報等を含む電子媒体等は、破壊等により廃棄する。
⑷ 特定個人情報ファイル中の個人番号又は一部の特定個人情報等を削除するときは、容易に復元できない手法により削除する。
⑴ 特定個人情報等を含む書類は、焼却又は溶解等の復元不可能な手法により廃棄する。
⑵ 特定個人情報ファイルは、完全削除ソフトウェア等により完全に消去する。
⑶ 特定個人情報等を含む電子媒体等は、破壊等により廃棄する。
⑷ 特定個人情報ファイル中の個人番号又は一部の特定個人情報等を削除するときは、容易に復元できない手法により削除する。
(廃棄又は消去の記録)
第29条支部は、特定個人情報等を廃棄又は消去したときは、廃棄又は消去を証明する記録を保存する。
第8章 その他
(個人情報保護委員会への報告)
第30条特定個人情報保護責任者は、特定個人情報等の漏えいの事実又は漏えいの虞を把握した場合には、個人情報保護委員会に報告するよう努める。
(懲戒)
第31条支部は、本規程に違反した者が職員等である場合は、次の各号に掲げる処分を行う。
⑴ 職員の場合は、支部理事会の決議により戒告、減給、出勤停止又は懲戒解雇
⑵ 嘱託、派遣社員等の場合は、支部長の裁定に基づく契約の解除
② 本規程に違反した者が支部役員又は委員である場合は、本会に報告し、本会会則第49条に基づく処分を求める。
⑴ 職員の場合は、支部理事会の決議により戒告、減給、出勤停止又は懲戒解雇
⑵ 嘱託、派遣社員等の場合は、支部長の裁定に基づく契約の解除
② 本規程に違反した者が支部役員又は委員である場合は、本会に報告し、本会会則第49条に基づく処分を求める。
(規程の改廃)
第32条この規程を改廃しようとするときは、支部理事会の議を経なければならない。
附則
- 1この規程は、平成27年10月1日から施行する。
- 2この改正規程は、平成28年9月29日から施行する。
- 3この改正規程は、令和元年5月17日から施行する。
別紙
特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針
東海税理士会刈谷支部（以下「支部」という。）は、個人番号及び特定個人情報（以下「特定個人情報等」という。）の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、支部の役員、委員、職員その他支部の事業に関与する者の特定個人情報等の保護を重要事項として位置づけ、「特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針」を以下のとおり定め、支部の役員、委員、職員その他事務を処理する者（以下「役職員等」といい、「職員その他事務を処理する者」を「職員等」という。）に周知し、徹底を図ります。
- 1特定個人情報等の適正な取扱い
支部の役員、委員、職員その他本会の事業に関与する者の特定個人情報等を取得、保管、利用、提供又は廃棄するに当たって、支部が定めた規程に従い適正に取り扱います。 - 2特定個人情報等の利用目的 支部は、特定個人情報等を以下の利用目的の範囲内で取り扱います。
⑴ 職員等（配偶者及び扶養親族を含む。）に係る源泉徴収事務、社会保険関係事務及び労働保険関係事務
⑵ 前号に掲げる事務以外の個人に係る報酬、料金、契約金、賞金その他の支払調書作成事務 - 3特定個人情報等の安全管理措置
⑴ 支部は、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止等、特定個人情報等の管理のために規程を定め、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。また、役職員等に特定個人情報等を取り扱わせるに当たっては、特定個人情報等の安全管理措置が適切に講じられるよう、当該役職員等に対する必要かつ適切な監督を行います。
⑵ 特定個人情報等の取扱いについて、支部の役員、委員、職員その他支部の事業に関与する者の許諾を得て第三者に委託する場合には、十分な特定個人情報保護の水準を備える者を選定するとともに、契約等により安全管理措置を講じるよう定めた上で、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。 - 4関係法令、ガイドライン等の遵守
支部は、個人情報及び特定個人情報等に関する法令、個人情報保護委員会が策定したガイドラインその他の規範を遵守し、全役職員等が特定個人情報等の保護の重要性を理解し、適正な取扱方法を実施します。 - 5継続的改善
支部は、特定個人情報等の保護が適正に実施されるよう、本基本方針及び規程等を継続して改善します。 - 6お問合せ
支部は、特定個人情報等の取扱いに関するお問合せに対し、適切に対応いたします。
令和元年5月17日
問合せ先
東海税理士会刈谷支部 個人情報保護相談窓口
- 電話0566-77-3636
- FAX0566-77-3686
- 受付時間10:00-12:00 / 13:00-15:00
（土・日・祝日及び年末年始は休み）
海税理士会 刈谷支部・支部規約
| (趣旨) | |
|---|---|
| 第1条 | 支部規約第37条に基づき、この規程を定める。 |
| (定義) | |
| 第2条 | この規程において、次の各号に掲げる用語の定義は、当該各号に定めるところによる。 ⑴ 個人情報 生存する個人に関する情報であって、次のいずれかに該当するものをいう。 イ 当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等(文書、図画若しくは電磁的記録(電磁的方式(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。次号において同じ。)で作られる記録をいう。以下同じ。)に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項(個人識別符号を除く。)をいう。以下同じ。)により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。) ロ 個人識別符号が含まれるもの ⑵ 個人識別符号 次に掲げるもののいずれかに該当する文字、番号、記号その他の符号のうち、個人情報の保護に関する法律施行令(以下「政令」という。)で定めるものをいう。 イ 特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号であって、当該特定の個人を識別することができるもの ロ 個人に提供される役務の利用若しくは個人に販売される商品の購入に関し割り当てられ、又は個人に発行されるカードその他の書類に記載され、若しくは電磁的方式により記録された文字、番号、記号その他の符号であって、その利用者若しくは購入者又は発行を受ける者ごとに異なるものとなるように割り当てられ、又は記載され、若しくは記録されることにより、特定の利用者若しくは購入者又は発行を受ける者を識別することができるもの ⑶ 要配慮個人情報 本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる個人情報をいう。 ⑷ 個人情報データベース等 個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるもの(利用方法からみて個人の権利利益を害するおそれが少ないものとして政令で定めるものを除く。)をいう。 イ 特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの ロ 前記イのほか、個人情報を一定の規則にしたがって整理することにより特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成した情報の集合物であって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの ⑸ 個人データ 個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。 ⑹ 保有個人データ 支部が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の全てに応じることができる権限を有する個人データをいう。ただし、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして次に掲げるもの又は6月以内に消去することとなるものを除く。 イ 本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの ロ 違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの ハ 国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれがあるもの ニ 犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれがあるもの ⑺ 本人 個人情報によって識別される特定の個人をいう。 |
| (利用目的の特定) | |
| 第3条 | 個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的(以下「利用目的」という。)をできる限り特定する。 ② 当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて利用目的を変更しない。 |
| (利用目的による制限) | |
| 第4条 | あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。 ② 合併その他の事由により他の支部等から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。 ③ 前2項の規定は、次の各号に掲げる場合については、適用しない。 ⑴ 法令に基づく場合 ⑵ 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。 ⑶ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。 ⑷ 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。 |
| (適正な取得) | |
| 第5条 | 個人情報を取得するに当たっては、適法かつ公正な手段により行う。 ② 次の各号に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を取得してはならない。 ⑴ 法令に基づく場合 ⑵ 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。 ⑶ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。 ⑷ 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。 ⑸ 当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、個人情報の保護に関する法律(以下「個人情報保護法」という。)第76条第1項各号に掲げる者その他個人情報保護委員会規則で定める者により公開されている場合 ⑹ その他前各号に掲げる場合に準ずるものとして政令で定める場合 |
| (取得に際しての利用目的の通知等) | |
| 第6条 | 個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表する。 ② 前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面(電磁的記録を含む。以下この項及び第23条第1項第2号において同じ。)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示する。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。 ③ 個人情報の利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表する。 ④ 前3項の規定は、次の各号に掲げる場合については、適用しない。 ⑴ 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合 ⑵ 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより支部の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合 ⑶ 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。 ⑷ 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合 ⑤ インターネット等の情報ネットワーク上でその付随する機能を用いて、本人から自動的にメールアドレス等の個人情報を取得することとなるときは、その事実と利用目的を通知し、又は公表する。 ⑥ 未成年者から個人情報を取得する場合には、対象となる者の判断能力に応じた平易な表現で利用目的を明示し、必要に応じて当該未成年者の保護者の了解を得る。 |
| (データ内容の正確性の確保) | |
| 第7条 | 利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努める。 |
| (個人データの適切な廃棄) | |
| 第8条 | 利用目的に照らし保有する必要がなくなった個人情報については、速やかに廃棄又は消去する。その際、個人情報の外部流出等を防止するため、記録媒体の物理的な破壊など適切な措置を講ずる。 |
| (安全管理措置) | |
| 第9条 | 支部は、支部が取り扱う個人データへの不正なアクセス又は当該個人データの滅失、き損、改ざん、漏えいの防止その他の個人データの安全管理のために、次の各号に掲げる安全管理措置を講ずる。 ⑴ 個人情報の取扱いに関して総括的な責任を有する個人情報保護管理者を置くこととし、支部長がこれを指名する。 ⑵ 個人情報保護管理者は、支部における個人情報に関する全ての権限と責務を有する。 ⑶ 職員は、個人データを含む書類及び個人データを取り扱う情報システム並びに機器について適切に管理する。 ⑷ 支部における個人データを取り扱う区域を明確にし、次の措置を講ずる。 イ 個人情報データベース等を取り扱うサーバ等の情報システムを管理する区域(以下「管理区域」という。)は、他の区域との間仕切りの設置及び施錠等を行う。 ロ 個人データを取り扱う機器、個人データが記録された電子媒体等(磁気媒体を含む。以下同じ。)及び書類等を取り扱う区域(以下「取扱区域」という。)は、これを担当する事務取扱担当者の机周辺とし、可能な限り、座席配置等による個人データの漏えいの防止措置をとるものとする。 ⑸ 個人データを取り扱う機器、個人データが記録された電子媒体等及び書類等は、次に掲げる方法により保管又は管理する。 イ 個人データを取り扱う機器、個人データが記録された電子媒体等及び書類等は、施錠できるキャビネット等への保管、又は盗難防止用のセキュリティワイヤーにより固定等の措置を講ずる。 ロ 個人データを取り扱う情報システムは、ユーザーＩＤ、パスワードを付与する等の保護措置を講じたうえでこれを保存し、適切に管理する。 ハ 保存期間を経過した個人データが記録された電子媒体等及び書類等は、速やかに廃棄するものとする。 ⑹ 支部において使用する情報システムにおいて個人データを取り扱うときは、次に掲げる方法により適切に管理する。 イ 職員による個人データへのアクセスについては、担当する事務を遂行するうえで必要と認められる場合についてのみアクセスできることとし、臨時にアクセスする必要がある場合については、個人情報保護管理者の許可を得る。 ロ 個人情報保護管理者は、ユーザーＩＤに付与されるアクセス権により、個人データを取り扱う情報システムを使用できる職員を限定する。 ハ 職員は、情報システムを取り扱ううえで、正当なアクセス権を有する者であることを確認するために、ユーザーＩＤ、パスワード等により認証する。 ⑺ 個人データへの外部からの不正アクセスを防御するため、次に掲げる方法により適切に管理する。 イ 情報システムを外部からの不正なアクセス又は不正ソフトウェアから保護するため、情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェアを導入する等、電子的防御対策を講ずる。 ロ 個人データをインターネット等により外部に送信するときは、個人データが含まれるファイルへのパスワード設定等の措置を講ずる。 ⑻ 個人データは、原則として、第4号に定める管理区域又は取扱区域以外の場所に持ち出してはならない。ただし、個人データを当該区域以外の場所に持ち出す必要があるときは、個人情報保護管理者の許可を得るとともに、次に掲げる方法により適切に管理する。 イ 個人データを含む書類を外部に持ち出すときは、外部から容易に閲覧されないよう封筒に入れる等の措置を講ずる。 ロ 個人データを電子媒体等又は機器にて持ち出すときは、ファイルへのパスワードの付与等又はパスワードを付与できる機器の利用等の措置を講ずる。 ⑼ 個人情報保護管理者は、支部における個人データの取扱いが適正に運用されているかについて、定期的に確認するものとする。 |
| (職員の監督等) | |
| 第10条 | 個人情報保護管理者は、職員に個人データを取り扱わせるに当たっては、当該個人データの安全管理が図られるよう、当該職員に対して必要かつ適切な監督を行う。 ② 個人情報保護管理者は、前項の監督に当たっては次の各号に掲げる事項を行うものとする。 ⑴ 個人情報の保護に関する内部規程を職員に周知徹底すること。 ⑵ 職員に対して定期的に個人情報の保護に関する教育、研修を実施すること。 ⑶ 個人データが適切に取り扱われているかを定期的に監査すること。 |
| (委託先の監督等) | |
| 第11条 | 支部は、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行う。 ② 支部は、委託先の選定及び前項の監督に当たっては、少なくとも次の各号に掲げる事項を行うものとする。 ⑴ 委託先の評価を行い、適切に選定すること。 ⑵ 委託契約の締結等により、秘密保持義務、外部への提供禁止、個人情報の適切な管理のために必要な措置、再委託の場合の実効的な監督体制、委託の期間、個人情報の返還義務、事故時の責任分担、個人データの取扱い状況の把握等の事項を取り決め、個人情報保護管理者による指示を遵守させること。 |
| (個人情報の漏えい等の事故が発生したときの対応) | |
| 第12条 | 支部の職員は、個人情報の漏えい等の事故の兆候を察知した場合は、直ちに個人情報保護管理者に連絡する。 ② 連絡を受けた個人情報保護管理者は、二次被害の防止、類似事故の発生回避等の観点から、必要な調査を行い、事案に即して次の各号に掲げる措置を適切に講ずる。 ⑴ 事故が発生した個人情報の範囲、漏えい経路の特定 ⑵ 事故の事実関係の調査及び原因の究明等 ⑶ 影響範囲の特定 ⑷ 影響を受ける可能性のある本人への連絡等 ⑸ 再発防止策の検討及び実施 ⑹ 事実関係及び再発防止策の公表 ⑺ 当該個人情報に係る安全管理体制及び類似の他の個人情報に係る安全管理体制の見直し ⑻ 犯罪性がある場合は、警察への被害届の提出及び告訴 ③ 個人情報保護管理者は、個人情報の漏えい事故の発生を把握した場合は、速やかに東海税理士会及び個人情報保護委員会に事実関係を報告するよう努めるものとする。 |
| (第三者提供の制限) | |
| 第13条 | 次の各号に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。 ⑴ 法令に基づく場合 ⑵ 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。 ⑶ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。 ⑷ 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。 |
| (本人への事前通知等により第三者に提供できる場合) | |
| 第14条 | 第三者に提供される個人データ(要配慮個人情報を除く。以下この項において同じ。)について、本人の求めに応じてその本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、次の各号に掲げる事項について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会に届け出たときは、前条の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供することができる。 ⑴ 第三者への提供を利用目的とすること。 ⑵ 第三者に提供される個人データの項目 ⑶ 第三者への提供の手段又は方法 ⑷ 本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること。 ⑸ 本人の求めを受け付ける方法 ② 前項第2号、第3号又は第5号に掲げる事項を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会に届け出る。 |
| (第三者提供に該当しない場合) | |
| 第15条 | 次の各号のいずれかに該当する場合は、第三者提供に該当しないこととする。 ⑴ 利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託することに伴って当該個人データが提供される場合 ⑵ 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合 ⑶ 特定の者との間で共同して利用される個人データが当該特定の者に提供される場合であって、次に掲げる事項について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。 イ 共同して利用する旨 ロ 共同して利用される個人データの項目 ハ 共同して利用する者の範囲 ニ 利用する者の利用目的 ホ 当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称 ② 前項第3号ニ又はホを変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くこととする。 |
| (第三者提供に係る記録の作成等) | |
| 第16条 | 個人データを第三者(国の機関、地方公共団体、独立行政法人等及び地方独立行政法人を除く。以下この条において同じ。)に提供したときは、次の各号に掲げる場合の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める事項に関する記録を作成する。ただし、当該個人データの提供が第13条各号又は第15条第1項各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。 ⑴ 第14条第1項の規定により個人データを第三者に提供した場合 次に掲げる事項 イ 当該個人データを提供した年月日 ロ 当該第三者の氏名又は名称その他の当該第三者を特定するに足りる事項(不特定かつ多数の者に対して提供したときは、その旨) ハ 当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項 ニ 当該個人データの項目 ⑵ 第13条の規定により個人データを第三者に提供した場合 次に掲げる事項 イ 第13条の本人の同意を得ている旨 ロ 前号ロからニまでに掲げる事項 ② 前項に定める記録を作成する方法は、文書、電磁的記録又はマイクロフィルムを用いて作成する方法とする。 ③ 第1項の記録は、個人データを第三者に提供した都度、速やかに作成する。ただし、当該第三者に対し個人データを継続的に若しくは反復して提供(第14条第1項の規定による提供を除く。以下この項において同じ。)したとき、又は当該第三者に対し個人データを継続的に若しくは反復して提供することが確実であると見込まれるときの記録は、一括して作成することができる。 ④ 前項の規定にかかわらず、第13条の規定により、本人に対する物品又は役務の提供に関連して当該本人に係る個人データを第三者に提供した場合において、当該提供に関して作成された契約書その他の書面に第1項各号に定める事項が記載されているときは、当該書面をもって第1項の当該事項に関する記録に代えることができる。 ⑤ 第1項の記録を、当該記録を作成した日から、次の各号に掲げる場合の区分に応じて、それぞれ当該各号に定める期間保存する。 ⑴ 第4項に規定する方法により記録を作成した場合 最後に当該記録に係る個人データの提供を行った日から起算して1年を経過する日までの間 ⑵ 第3項ただし書に規定する方法により記録を作成した場合 最後に当該記録に係る個人データの提供を行った日から起算して3年を経過する日までの間 ⑶ 前2号以外の場合 3年 |
| (第三者提供を受ける際の確認) | |
| 第17条 | 第三者から個人データの提供を受けるに際しては、次の各号に掲げる事項の確認を行う。ただし、当該個人データの提供が第13条各号及び第15条第1項各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。 ⑴ 当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者(法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人)の氏名 ⑵ 当該第三者による当該個人データの取得の経緯 ② 前項の第三者は、前項の規定による確認を行う場合において、当該確認に係る事項を偽ってはならない。 ③ 第1項の規定による同項第1号に掲げる事項の確認を行う方法は、個人データを提供する第三者から申告を受ける方法その他の適切な方法とする。 ④ 第1項の規定による同項第2号に掲げる事項の確認を行う方法は、個人データを提供する第三者から当該第三者による当該個人データの取得の経緯を示す契約書その他の書面の提示を受ける方法その他の適切な方法とする。 ⑤ 前2項の規定にかかわらず、第三者から他の個人データの提供を受けるに際して既に前2項に規定する方法による確認(当該確認について第8項から第10項までに規定する方法による記録の作成及び保存をしている場合におけるものに限る。)を行っている事項の確認を行う方法は、当該事項の内容と当該提供に係る第1項各号に掲げる事項の内容が同一であることの確認を行う方法とする。 ⑥ 第1項の規定による確認を行ったときは、次の各号に掲げる場合の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める事項に関する記録を作成する。 ⑴ 第14条第1項の規定による個人データの提供を受けた場合 次に掲げる事項 イ 個人データの提供を受けた年月日 ロ 第1項各号に掲げる事項 ハ 当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項 ニ 当該個人データの項目 ホ 第14条の規定による届出に係る事項が個人情報保護委員会により公表されている旨 ⑵ 第13条の規定により個人データの提供を受けた場合 次に掲げる事項 イ 第13条の本人の同意を得ている旨 ロ 前号ロからニまでに掲げる事項 ⑶ 第三者(個人情報保護法第2条第5項で規定する個人情報取扱事業者に該当する者を除く。)から個人データの提供を受けた場合 第1号ロからニまでに掲げる事項 ⑦ 前項各号に定める事項のうち、既に第8項から第10項に規定する方法により作成した前項の記録(当該記録を保存している場合におけるものに限る。)に記録された事項と内容が同一であるものについては、前項の当該事項の記録を省略することができる。 ⑧ 第6項の規定による同項の記録を作成する方法は、文書、電磁的記録又はマイクロフィルムを用いて作成する方法とする。 ⑨ 第6項の記録は、第三者から個人データの提供を受けた都度、速やかに作成する。ただし、当該第三者から継続的に若しくは反復して個人データの提供(第14条第1項の規定による提供を除く。以下この条において同じ。)を受けたとき、又は当該第三者から継続的に若しくは反復して個人データの提供を受けることが確実であると見込まれるときの記録は、一括して作成することができる。 ⑩ 前項の規定にかかわらず、本人に対する物品又は役務の提供に関連して第三者から当該本人に係る個人データの提供を受けた場合において、当該提供に関して作成された契約書その他の書面に第6項各号に定める事項が記載されているときは、当該書面をもって第6項の当該事項に関する記録に代えることができる。 ⑪ 第6項の記録を、当該記録を作成した日から、次の各号に掲げる場合の区分に応じて、それぞれ当該各号に定める期間保存する。 ⑴ 第10項に規定する方法により記録を作成した場合 最後に当該記録に係る個人データの提供を受けた日から起算して1年を経過する日までの間 ⑵ 第9項ただし書に規定する方法により記録を作成した場合 最後に当該記録に係る個人データの提供を受けた日から起算して3年を経過する日までの間 ⑶ 前2号以外の場合 3年 |
| (保有個人データに関する事項の公表等) | |
| 第18条 | 保有個人データに関し、次の各号に掲げる事項について、本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。)に置くこととする。 ⑴ 支部の名称 ⑵ 全ての保有個人データの利用目的(第6条第4項第1号から第3号までに該当する場合を除く。) ⑶ 保有個人データの開示、訂正等、利用停止等の手続及びその手数料 ⑷ 支部が行う保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先 ② 本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なくこれを通知する。ただし、前項の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合又は第6条第4項第1号から第3号までに該当する場合は、利用目的を通知しないことができ、その旨を決定した場合は、本人に対し、遅滞なくその旨を通知することとする。 |
| (開示) | |
| 第19条 | 本人から、当該本人が識別される保有個人データの開示(当該本人が識別される保有個人データが存在しない場合にその旨を知らせることを含む。以下同じ。)の請求を受けた場合は、本人に対し、書面の交付による方法(開示の求めを行った者が同意した方法がある場合は、当該方法)により、遅滞なく当該保有個人データを開示する。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないこととする。 ⑴ 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合 ⑵ 支部の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合 ⑶ 他の法令に違反することとなる場合 ② 前項の規定による請求に係る保有個人データの全部又は一部について開示しない旨の決定をしたとき又は当該保有個人データが存在しないときは、本人に対し、遅滞なくその旨を通知する。 ③ 他の法令の規定により、本人に対し、第1項本文に規定する方法により、当該本人が識別される保有個人データの全部又は一部を開示することとされている場合には、当該全部又は一部の保有個人データについては、第1項の規定は適用しない。 |
| (訂正等) | |
| 第20条 | 本人から、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によって、その内容の訂正、追加又は削除(以下「訂正等」という。)の請求を受けた場合には、その内容の訂正等に関して他の法令の規定により特別の手続が定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行う。 ② 前項の規定による請求に係る保有個人データの内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なくその旨(訂正等を行ったときは、その内容を含む。)を通知する。 |
| (利用停止等) | |
| 第21条 | 本人から、当該本人が識別される保有個人データが第4条の規定に違反して取り扱われているという理由又は第5条の規定に違反して取得されたものであるという理由によって、当該保有個人データの利用の停止又は消去(以下「利用停止等」という。)の請求を受けた場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なくその保有個人データの利用停止等を行う。ただし、当該保有個人データの利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。 ② 本人から、当該本人が識別される保有個人データが第13条の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人データの第三者への提供の停止の請求を受けた場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、遅滞なく当該保有個人データの第三者への提供を停止する。ただし、当該保有個人データの第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合その他の第三者への提供を停止することが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。 ③ 第1項の規定による請求に係る保有個人データの全部若しくは一部について利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき、又は前項の規定による請求に係る保有個人データの全部若しくは一部について第三者への提供を停止したとき若しくは第三者への提供を停止しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なくその旨を通知する。 |
| (理由の説明) | |
| 第22条 | 本人から求められ、又は請求された保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正等又は利用停止等若しくは第三者提供の禁止(以下「開示等」という。)の措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、本人に対し、その理由を説明するよう努めるものとする。 |
| (開示等の請求等に応じる手続) | |
| 第23条 | 保有個人データの開示等の求め又は請求(以下「開示等の請求等」という。)を受け付ける方法は次の各号に掲げるとおりとする。 ⑴ 開示等の請求等の申出先 住所 安城市御幸本町15－1 碧海信用金庫本部3階 宛先 東海税理士会刈谷支部支部長 ⑵ 開示等の請求等に際して提出すべき書面(電磁的記録を含む。)の様式その他の開示等の請求等の方式 別添様式のとおり ⑶ 開示等の請求等をする者が本人であることの確認の方法 受付窓口において開示等の請求等に応じる場合には、次に掲げるイ又はロの書類により、本人確認を行うこととする。ただし、書面の送付によりされた開示等の請求等に応じる場合には、これら書類の写しの提出を受けることにより本人確認を行う。 イ 税理士証票、運転免許証、旅券、特別永住者証明書、個人番号カードなどの官公庁等が発行した顔写真付き本人確認書類 いずれか1点 ロ 健康保険被保険者証、年金手帳などの官公庁が発行した顔写真のない本人確認書類 いずれか2点 ⑷ 第3項の規定に基づき代理人による開示等の請求等に応じる場合、前号に掲げる書類により代理人自身の本人確認を行うほか、それぞれ次の方法により代理人であることを確認する。 イ 法定代理人である場合 請求の日前30日以内に交付された戸籍謄本その他資格を証明する書類(戸籍抄本、住民票の写し、登記事項証明書、家庭裁判所の証明書)の提示又は提出 ロ 本人が委任した代理人である場合 本人の実印が押印された委任状及び請求の日前30日以内に交付された印鑑証明書の提示又は提出 ⑸ 手数料の徴収方法 開示に伴う手数料については、保有個人データが記録されている個人情報データベース1件あたり500円を徴収する。 この場合、窓口において現金で徴収するか、支部の普通預金口座を教示し振り込みによることで受領する。 ② 開示等の請求等に対しては、本人に対し、開示等の請求等の対象となる保有個人データを特定するに足りる事項の提示を求めることができる。この場合において、本人が容易かつ的確に開示等の請求等をすることができるよう、当該保有個人データの特定に資する情報の提供その他本人の利便を考慮した適切な措置をとることとする。 ③ 次の各号に掲げる代理人による開示等の請求等に応じることとする。 ⑴ 未成年者又は成年被後見人の法定代理人 ⑵ 開示等の請求等をすることにつき本人が委任した代理人 ④ 開示等について措置する場合、所定の様式により個人情報保護管理者の決裁を受けて開示等を行うこととする。 |
| (事前の請求) | |
| 第24条 | 本人は、開示、訂正等、利用停止等又は提供の停止による請求に係る訴えを提起しようとするときは、支部に対し、あらかじめ当該請求を行い、かつ、その到達した日から2週間を経過した後でなければ、その訴えを提起することができない。ただし、支部がその請求を拒んだときは、この限りでない。 ② 前項の請求は、その請求が通常到達すべきであった時に、到達したものとみなす。 ③ 前2項の規定は、開示、訂正等、利用停止等又は提供の停止による請求に係る仮処分命令の申立てについて準用する。 |
| (苦情処理) | |
| 第25条 | 個人情報の利用、提供、開示、訂正等又は利用停止等に係る苦情その他個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努める。 ② 前項の目的を達成するため、苦情受付窓口を設置し、苦情を申し立てる者に適切に対応することとする。 なお、具体的な苦情の処理手順としては、次の各号に掲げるとおりとする。 ⑴ 個人情報保護管理者又は個人情報保護管理者から指示を受けた職員が応接し、苦情の内容を録取する。 ⑵ 個人情報保護管理者は、必要に応じて関係する役員と対策について協議の上、迅速かつ的確に支部長に苦情の概要を連絡するとともに、措置策について決裁を受ける。 ⑶ 決裁終了後、個人情報保護管理者は、遅滞なく東海税理士会に事実関係を連絡する。 ⑷ 苦情に関する措置を講ずるとともに、苦情を申し立てた本人に対して、その旨の説明等を行う。 個人情報保護管理者は、支部の他の事務等に影響又は関連が見込まれる場合､関係する各担当者との連絡調整又は再発防止策等を併せて講ずることに留意する。 |
| (見直し) | |
| 第26条 | 支部は、適切な個人情報の保護を維持するため、定期的に個人情報の取扱状況等について評価及び点検し、個人情報保護体制の見直しを実施する。 |
| (規程の改廃) | |
| 第27条 | この規程を改廃しようとするときは、支部理事会の議を経なければならない。 |
附則
- 1この規程は、平成27年5月22日から施行し、平成27年4月1日に遡って適用する。
東海税理士会 刈谷支部・役員選任規程
(趣旨)
第1条支部規約第条に基づき、この規程を定める。
(目的)
第2条支部規約第6条に規定する役員の選任は、この規程で行い選任される役員は税理士会員に限る。
(選考委員会の任務)
第3条選考委員会(以下「委員会」という。)は、支部長及び監事を選出する。
(選考委員会の組織)
第4条委員会は、選考委員(以下「委員」という。)をもって組織する。
② 委員の数は、12人以内とする。
③ 委員は、理事会から推薦された税理士会員を現任支部長が委嘱する。
④ 委員の任期は、現任支部長の任期満了年の前年10月1日より総会終了のときまでとする。
⑤ 現任支部長は、委員会の求めにより委員会に出席して意見を述べることができる。
⑥ 委員を推薦する基準は、次の各号による。
(1) 支部長経験者。
(2) 税理士会員の年令、地区、税理士業務期間を勘案する。
② 委員の数は、12人以内とする。
③ 委員は、理事会から推薦された税理士会員を現任支部長が委嘱する。
④ 委員の任期は、現任支部長の任期満了年の前年10月1日より総会終了のときまでとする。
⑤ 現任支部長は、委員会の求めにより委員会に出席して意見を述べることができる。
⑥ 委員を推薦する基準は、次の各号による。
(1) 支部長経験者。
(2) 税理士会員の年令、地区、税理士業務期間を勘案する。
(選考委員会の決議)
第5条委員会の決議は、委員の3分の2以上が出席し、その2分の1以上をもってしなければならない。
(委員長・副委員長)
第6条委員会は、委員長及び副委員長1人を互選する。
② 委員長は、委員会を総理し、これを代表する。
③ 副委員長は、委員長をつねに補佐しなければならない。
④ 委員長は、委員会の議事の経過及びその結果を11月の定例会で発表し、総会で報告しなければならない。
② 委員長は、委員会を総理し、これを代表する。
③ 副委員長は、委員長をつねに補佐しなければならない。
④ 委員長は、委員会の議事の経過及びその結果を11月の定例会で発表し、総会で報告しなければならない。
(委員の守秘)
第7条委員は、職務上知り得た税理士会員及び税理士法人会員の秘密を他に漏らし、又は窃用してはならない。委員でなくなった後も同様とする。
(副支部長の選任結果の報告)
第8条支部長は、副支部長を選出し、就任の承諾を得て総会で報告する。
(理事の選任結果の報告)
第9条支部長は、選任した副支部長と協議し、理事を選出し、就任の承諾を得て総会に報告する。
(補欠選任)
第10条支部長が、その任期中において退任した場合、補欠選任の必要ある時は、理事会の議を経て、この規程に準じて行う。
② 副支部長がその任期中に退任した場合も前項に準ずる。
③ 理事・監事がその任期中に退任し、支部長がその補充の必要を認めた場合も前項に準ずる。
② 副支部長がその任期中に退任した場合も前項に準ずる。
③ 理事・監事がその任期中に退任し、支部長がその補充の必要を認めた場合も前項に準ずる。
(この規程に定めのない事項)
第11条この規程に定めのない事項は、理事会の議を経て決定する。
附則
（施行の日）
- 1この規程は、昭和55年9月17日から施行する。
- 2この改正規程は、昭和61年5月22日から施行する。
- 3この改正規程は、平成7年5月25日から施行する。
- 4この改正規程は、平成14年4月1日から施行する。
- 5この改正規程は、平成27年12月3日から施行する。
別表
| 委員会の名称 | 所掌事項 |
|---|---|
| 総務委員会 |
1.諸会議に関する事項 2.会員に対する指導、連絡及び監督に関する事項 3.会員名簿の作成に関する事項 4.その他他の委員会に属さない事項 |
|
税務研究委員会 |
1.租税制度及び税務行政についての調査研究に関する事項 2.税務及び会計の処理上生ずる会員の質問について研究指導する事項 3.異議または不服審査請求の協力助言に関する事項 |
|
研修委員会 |
1.租税法規及び実務の研究に関する事項 2.会員及びその職員の研修会に関する事項 3.租税に関する図書類の斡旋頒布に関する事項 |
|
厚生委員会 |
1.会員の相互扶助並びに業務斡旋に関する事項 2.会員並びにその家族の慶弔、傷病災害に関する事項 3.会員並びにその家族及び事務職員との親睦と健康に関する事項 4.関係機関又は団体との親睦に関する事項 |
|
広報委員会 |
1.税法及び税理士制度の普及宣伝に関する事項 2.税理士業務並びに会計実務の周知に関する事項 3.会報・雑誌または新聞等へ広告掲載に関する事項 |
|
綱紀監察委員会 |
1.税理士の品位保持に関する事項 2.無資格者の税理士業務の排除に関する事項 3.会員の監督に関する事項 4.使用人等の監督に関する事項 |
|
税理士制度委員会 |
1.支部規約及び各種規程の制定または変更に関する事項 2.税理士制度及びこれに関連する諸制度についての調査研究に関する 事項 |
|
税務支援対策委員会 |
1.小規模納税者に対する税務支援に関する事項 2.指定税理士等の委嘱等に関する事項 3.会員による確定申告期税務相談等に関する事項 4.その他小規模納税者対策に関する事項 |
| 財務委員会 |
1.予算案及び決算書類作成に関する事項 2.支部会費等の徴収に関する事項 3.予算の執行及び管理と財産の運用に関する事項 |
|
業務対策委員会 |
1.税理士の業務改善に関する事項 2.税理士の職域の拡充に関する事項 3.職域侵害対策に関する事項 4.税理士の業務に対する報酬及び税理士業務の帳簿に関する事項 |
|
中小企業支援 対策委員会 |
1.中小企業の支援体制に関する事項 2.中小企業の会社法制に関する事項 3.中小企業の会計に関する事項 4.会計参与制度の普及推進に関する事項 5.規制緩和問題に関する事項 |
|
情報システム委員会 |
1.税理士の業務とその周辺業務の情報化の調査研究に関する事項 2.支部における情報通信技術の会務利用へのあり方に関する事項 3.電子申告制度の導入に対する支部会員の対応策について検討・支援 に関する事項 4.支部会員の情報化に関し、情報収集利用技術の向上を支援する事項 |
|
公益活動対策委員会 |
1.地方公共団体及び公益法人の外部監査制度に関する事項 2.監査委員制度に関する事項 3.登録政治資金監査人制度に関する事項 4.成年後見制度に関する事項 5.その他税理士の職能を活用した公益活動に関する事項 |
|
租税教育委員会 |
1.租税教育等の知識の普及及び啓発のための活動に関する事項 2.租税教育の推進に関する有効な方策の調査研究に関する事項 3.租税教育等の推進を図るための関係機関との連携に関する事項 |
委員会規程
(趣旨)
第1条支部規約第37条に基づき、この規程を定める。
(目的)
第2条支部規約第2条に規定する目的達成のため、理事会の議を経て委員会を置くことができる。
(委員会の名称及び所掌事項)
第3条委員会の名称及び所掌事項は別表のとおりとする。
(委員会の組織)
第4条委員会は、委員長1人副委員長2人以内及び委員若干人で組織する。
② 委員長は、理事のうちから支部長が委嘱する。
③ 副委員長は、支部会員のうちから委員長が指名する。
② 委員長は、理事のうちから支部長が委嘱する。
③ 副委員長は、支部会員のうちから委員長が指名する。
(委員会各職の職務)
第5条委員長は、会務の執行を分掌する。
② 副委員長は、つねに委員長を補佐しなければならない。
③ 委員は、それぞれの分掌事項の執行に参加する。
② 副委員長は、つねに委員長を補佐しなければならない。
③ 委員は、それぞれの分掌事項の執行に参加する。
(会議)
第6条委員会は、その構成員をもって会議を開催し、その所掌事項に関する調査・研究・企画・立案・その他について、これを審議する。
② 前項の規定による会議は、委員長が招集し、同会議の議長となる。
③ 委員長は、第1項の規定による会議を招集するときは、その旨を支部長及び担当副支部長に報告しなければならない。
④ 支部長及び担当副支部長は、いつでも同会議に出席し、意見を述べることができる。
⑤ 委員長は、当該会議において決定した事項について、遅滞なく支部長に報告し、指示を求めなければならない。
② 前項の規定による会議は、委員長が招集し、同会議の議長となる。
③ 委員長は、第1項の規定による会議を招集するときは、その旨を支部長及び担当副支部長に報告しなければならない。
④ 支部長及び担当副支部長は、いつでも同会議に出席し、意見を述べることができる。
⑤ 委員長は、当該会議において決定した事項について、遅滞なく支部長に報告し、指示を求めなければならない。
(この規程の解釈)
第7条この規程の解釈に疑義が生じたときは、理事会にはかり決定する。
附則
（施行の日）
- 1この規程は、昭和55年9月17日から施行する。
- 2この改正規程は、昭和60年5月17日から施行する。
- 3この改正規程は、昭和61年5月22日から施行する。
- 4この改正規程は、昭和62年5月21日から施行する。
- 5この改正規程は、平成7年8月3日から施行する。
- 6この改正規程は、平成16年5月20日から施行する。
- 7この改正規程は、平成17年7月19日から施行する。
東海税理士会
刈谷支部・支部会費及び特別会費の減免規程
(趣旨)
第1条支部規約第37条の規程に基づき、この規程を定める。
(目的)
第2条支部規約第26条に規定する支部会費及び特別会費の全部又は一部の免除に関する手続は、この規定による。
(申請)
第3条税理士会員は、長期にわたる病気療養又は災害により税理士業務を行えない事由があるときは、その原因を記する書面を添付して、支部長に減額又は免除の申請をすることができる。
② 税理士会員は、東海税理士会会則第72条会費の全部又は一部の免除の規定により申請する場合は、支部長を経由しなければならない。
② 税理士会員は、東海税理士会会則第72条会費の全部又は一部の免除の規定により申請する場合は、支部長を経由しなければならない。
(減免の可否)
第4条支部長は、税理士会員から前条第1項の規定による申請が提出されたときは、実情を調査し地区理事の意見を徴し理事会の議を経て全部又は一部の免除の方
法、額を決定する。
法、額を決定する。
(通知)
第5条支部長は、理事会の決議の結果を申請税理士会員に通知しなければならない。
(報告)
第6条支部長は、理事会の決議の結果を税理士会員に報告しなければならない。
② 支部長は、税理士会員から第3条第2項の規定による申請が提出されたときは、実情を調査して意見を附した書面を添付して東海税理士会会長に具申しなければならない。
② 支部長は、税理士会員から第3条第2項の規定による申請が提出されたときは、実情を調査して意見を附した書面を添付して東海税理士会会長に具申しなければならない。
(この規程に定めのない事項)
第7条この規程に定めのない事項は、理事会の議を経て決定する。
附則
（施行の日）
- 1この規程は、昭和57年5月17日から施行する。
- 2この改正規程は、平成14年4月1日から施行する。
東海税理士会刈谷支部 特定個人情報等の取扱規程
第1章 総則
(趣旨)
第1条支部規約第37条に基づき、この規程を定める。
(目的)
第2条この規程は、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の適正な取扱いの確保について組織として取り組むため、特定個人情報等の取扱いに関し必要な事項を定める。
(定義)
第3条この規程において、次の各号に掲げる用語の定義は、当該各号に定めるところによる。
⑴ 個人情報 生存する個人に関する情報であって、次のいずれかに該当するものをいう。
イ 当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等(文書、図画若しくは電磁的記録(電磁的方式(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。次号において同じ。)で作られる記録をいう。以下同じ。)に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項(個人識別符号を除く。)をいう。以下同じ。)により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)
ロ 個人識別符号が含まれるもの
⑵ 個人識別符号 次に掲げるもののいずれかに該当する文字、番号、記号その他の符号のうち、個人情報の保護に関する法律施行令(以下「政令」という。)で定めるものをいう。
イ 特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号であって、当該特定の個人を識別することができるもの
ロ 個人に提供される役務の利用若しくは個人に販売される商品の購入に関し割り当てられ、又は個人に発行されるカードその他の書類に記載され、若しくは電磁的方式により記録された文字、番号、記号その他の符号であって、その利用者若しくは購入者又は発行を受ける者ごとに異なるものとなるように割り当てられ、又は記載され、若しくは記録されることにより、特定の利用者若しくは購入者又は発行を受ける者を識別することができるもの
⑶ 個人番号 住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるもの(個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。)をいう。
⑷ 特定個人情報 個人番号をその内容に含む個人情報をいう。
⑸ 個人情報データベース等 個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるもの(利用方法からみて個人の権利利益を害するおそれが少ないものとして政令で定めるものを除く。)をいう。
イ 特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
ロ 前記イのほか、個人情報を一定の規則にしたがって整理することにより特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成した情報の集合物であって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの
⑹ 個人情報ファイル 個人情報データベース等であって行政機関及び独立行政法人等以外の者が保有するものをいう。
⑺ 特定個人情報ファイル 個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。
⑻ 個人番号利用事務 行政機関、地方公共団体、独立行政法人等その他の行政事務を処理する者がその保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し、及び管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する事務をいう。
⑼ 個人番号関係事務 個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。
⑽ 個人番号利用事務実施者 個人番号利用事務を処理する者及び個人番号利用事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
⑾ 個人番号関係事務実施者 個人番号関係事務を処理する者及び個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
⑿ 特定個人情報等の取扱い 特定個人情報等の取得、安全管理措置、保管、利用、提供、委託並びに廃棄及び消去をいう。
⑴ 個人情報 生存する個人に関する情報であって、次のいずれかに該当するものをいう。
イ 当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等(文書、図画若しくは電磁的記録(電磁的方式(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。次号において同じ。)で作られる記録をいう。以下同じ。)に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項(個人識別符号を除く。)をいう。以下同じ。)により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)
ロ 個人識別符号が含まれるもの
⑵ 個人識別符号 次に掲げるもののいずれかに該当する文字、番号、記号その他の符号のうち、個人情報の保護に関する法律施行令(以下「政令」という。)で定めるものをいう。
イ 特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号であって、当該特定の個人を識別することができるもの
ロ 個人に提供される役務の利用若しくは個人に販売される商品の購入に関し割り当てられ、又は個人に発行されるカードその他の書類に記載され、若しくは電磁的方式により記録された文字、番号、記号その他の符号であって、その利用者若しくは購入者又は発行を受ける者ごとに異なるものとなるように割り当てられ、又は記載され、若しくは記録されることにより、特定の利用者若しくは購入者又は発行を受ける者を識別することができるもの
⑶ 個人番号 住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるもの(個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。)をいう。
⑷ 特定個人情報 個人番号をその内容に含む個人情報をいう。
⑸ 個人情報データベース等 個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるもの(利用方法からみて個人の権利利益を害するおそれが少ないものとして政令で定めるものを除く。)をいう。
イ 特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
ロ 前記イのほか、個人情報を一定の規則にしたがって整理することにより特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成した情報の集合物であって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの
⑹ 個人情報ファイル 個人情報データベース等であって行政機関及び独立行政法人等以外の者が保有するものをいう。
⑺ 特定個人情報ファイル 個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。
⑻ 個人番号利用事務 行政機関、地方公共団体、独立行政法人等その他の行政事務を処理する者がその保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し、及び管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する事務をいう。
⑼ 個人番号関係事務 個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。
⑽ 個人番号利用事務実施者 個人番号利用事務を処理する者及び個人番号利用事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
⑾ 個人番号関係事務実施者 個人番号関係事務を処理する者及び個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
⑿ 特定個人情報等の取扱い 特定個人情報等の取得、安全管理措置、保管、利用、提供、委託並びに廃棄及び消去をいう。
(適用)
第4条この規程は、東海税理士会(以下「本会」という。)刈谷支部(以下「支部」という。)の役員、委員、職員その他事務を処理する者(以下「役職員等」といい、「職員その他事務を処理する者」を「職員等」という。)に適用する。
② この規程は、支部が取り扱う特定個人情報等を対象とする。
② この規程は、支部が取り扱う特定個人情報等を対象とする。
(特定個人情報等の取扱いに関する基本方針)
第5条支部は、支部における特定個人情報等の適正な取扱いを確保するため、次の各号に掲げる基本方針を定め、これを公表する。
⑴ 特定個人情報等の適正な取扱いに関する事項
⑵ 特定個人情報等の利用目的に関する事項
⑶ 特定個人情報等の安全管理措置に関する事項
⑷ 関係法令、ガイドライン等の遵守に関する事項
⑸ 継続的改善に関する事項
⑹ 問い合わせに関する事項
② 公表する基本方針は、別紙のとおりとする。
⑴ 特定個人情報等の適正な取扱いに関する事項
⑵ 特定個人情報等の利用目的に関する事項
⑶ 特定個人情報等の安全管理措置に関する事項
⑷ 関係法令、ガイドライン等の遵守に関する事項
⑸ 継続的改善に関する事項
⑹ 問い合わせに関する事項
② 公表する基本方針は、別紙のとおりとする。
第2章 管理体制
(特定個人情報等を取り扱う事務の範囲)
第6条支部において特定個人情報等を取り扱う事務は、次に掲げる事務に限定する。
⑴ 職員等(配偶者及び扶養親族を含む。)に係る源泉徴収事務、社会保険関係事務及び労働保険関係事務
⑵ 前号に掲げる事務以外の個人に係る報酬、料金、契約金、賞金その他の支払調書作成事務
⑴ 職員等(配偶者及び扶養親族を含む。)に係る源泉徴収事務、社会保険関係事務及び労働保険関係事務
⑵ 前号に掲げる事務以外の個人に係る報酬、料金、契約金、賞金その他の支払調書作成事務
(特定個人情報保護責任者)
第7条支部は、特定個人情報等の取扱いに関して総括的な責任を有する特定個人情報保護責任者を置くこととし、その責任者は支部長が指名するものとする。
② 特定個人情報保護責任者は、次の各号に掲げる事項その他支部における特定個人情報等に関
する全ての権限と責務を有する。
⑴ 基本方針の役職員等への周知、一般への公表
⑵ 本規程に基づき特定個人情報等の取扱いを管理するうえで必要とされる事案の承認
⑶ 特定個人情報等に関する安全対策の策定及び推進
⑷ 特定個人情報等の適正な取扱いの維持、推進等を目的とした諸施策の策定及び実施
⑸ 事故発生時の対応策の策定及び実施
② 特定個人情報保護責任者は、次の各号に掲げる事項その他支部における特定個人情報等に関
する全ての権限と責務を有する。
⑴ 基本方針の役職員等への周知、一般への公表
⑵ 本規程に基づき特定個人情報等の取扱いを管理するうえで必要とされる事案の承認
⑶ 特定個人情報等に関する安全対策の策定及び推進
⑷ 特定個人情報等の適正な取扱いの維持、推進等を目的とした諸施策の策定及び実施
⑸ 事故発生時の対応策の策定及び実施
(事務取扱担当者)
第8条支部における特定個人情報等を取り扱う事務については、事務取扱担当者を明確にするものとする。
② 事務取扱担当者は、次の各号に掲げる方法により特定個人情報等を取り扱う。
⑴ 取得した特定個人情報等を含む書類等は、安全に管理する。
⑵ 取得した特定個人情報等に基づき特定個人情報ファイルを作成する。
⑶ 源泉徴収票等を作成し、行政機関等へ書類等(磁気媒体及び電子媒体(以下「電子媒体等」という。)を含む。)により提出する。
③ 事務取扱担当者は、特定個人情報等を取り扱う情報システム及び機器等を適切に管理し、利用権限のない者には使用させてはならない。
④ 事務取扱担当者は、特定個人情報等の取扱状況を明確にするため、執務記録を作成し、適宜記録する。
② 事務取扱担当者は、次の各号に掲げる方法により特定個人情報等を取り扱う。
⑴ 取得した特定個人情報等を含む書類等は、安全に管理する。
⑵ 取得した特定個人情報等に基づき特定個人情報ファイルを作成する。
⑶ 源泉徴収票等を作成し、行政機関等へ書類等(磁気媒体及び電子媒体(以下「電子媒体等」という。)を含む。)により提出する。
③ 事務取扱担当者は、特定個人情報等を取り扱う情報システム及び機器等を適切に管理し、利用権限のない者には使用させてはならない。
④ 事務取扱担当者は、特定個人情報等の取扱状況を明確にするため、執務記録を作成し、適宜記録する。
(管理区域及び取扱区域)
第9条支部は、特定個人情報等の情報漏えい等を防止するため、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域(以下「管理区域」という。)及び特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にする。
② 管理区域とは、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システム及び特定個人情報ファイルを管理するキャビネット等のある区域とし、他の区域との間仕切りの設置及びキャビネット等の施錠等の安全管理措置を講ずることとする。
③ 取扱区域とは、事務取扱担当者の机周辺とし、他の区域との間仕切りの設置及び座席配置等による安全管理措置を講ずることとする。
② 管理区域とは、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システム及び特定個人情報ファイルを管理するキャビネット等のある区域とし、他の区域との間仕切りの設置及びキャビネット等の施錠等の安全管理措置を講ずることとする。
③ 取扱区域とは、事務取扱担当者の机周辺とし、他の区域との間仕切りの設置及び座席配置等による安全管理措置を講ずることとする。
(教育)
第10条支部は、役職員等に対して定期的な研修の実施又は情報提供等を行い、特定個人情報等の適正な取扱いを図るものとする。
(監督)
第11条支部は、役職員等が特定個人情報等を取り扱うに当たり、必要かつ適切な監督を行う。
(特定個人情報等の取扱状況の確認)
第12条特定個人情報保護責任者は、支部における特定個人情報等の取扱いが関係法令、本規程等に基づき適正に運用されていることを定期的に確認する。
② 特定個人情報保護責任者は、執務記録の内容を定期的に確認する。
② 特定個人情報保護責任者は、執務記録の内容を定期的に確認する。
(体制の見直し)
第13条支部は、必要に応じて特定個人情報等の取扱いに関する安全対策に関する諸施策について見直しを行い、改善を図るものとする。
(苦情等への対応)
第14条支部における特定個人情報等の取扱いに関する苦情等があったときは、これに適切に対応する。
② 特定個人情報保護責任者は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備を行うものとする。
② 特定個人情報保護責任者は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備を行うものとする。
第3章 個人番号の取得、利用等
(個人番号の取得、提供の求め)
第15条支部は、第6条に規定する事務を処理するために必要がある場合に限り、本人又は他の個人番号関係事務実施者若しくは個人番号利用事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができるものとする。
② 個人番号の提供を求める時期は、原則として個人番号を取り扱う事務が発生した時点とする。ただし、個人番号を取り扱う事務が発生することが明らかな場合は、契約等の時点で個人番号の提供を求めることができるものとする。
② 個人番号の提供を求める時期は、原則として個人番号を取り扱う事務が発生した時点とする。ただし、個人番号を取り扱う事務が発生することが明らかな場合は、契約等の時点で個人番号の提供を求めることができるものとする。
(個人番号の収集等の制限)
第16条支部は、第6条に規定する事務を処理するために必要がある場合を除き、個人番号を収集し、又は保管しない。
② 第6条に規定する事務以外の事務において、本人から個人番号を記載した書類等の提供があったときは、個人番号に係る部分のマスキング又は消去を当該本人に求めるものとする。
② 第6条に規定する事務以外の事務において、本人から個人番号を記載した書類等の提供があったときは、個人番号に係る部分のマスキング又は消去を当該本人に求めるものとする。
(本人確認)
第17条支部は、本人又は代理人から個人番号の提供を受けたときは、関係法令等に基づき本人確認を行うこととする。
② 書面の送付により個人番号の提供を受けるときは、併せて本人確認に必要な書面又はその写しの提出を求めるものとする。
② 書面の送付により個人番号の提供を受けるときは、併せて本人確認に必要な書面又はその写しの提出を求めるものとする。
(本人確認書類の保存)
第18条提出された本人確認書類は、当該個人番号を利用する事務が終了するまでの間又は法定保存期間が終了するまでの間、これを保管することができる。保管する場合においては、安全管理措置を適切に講ずるものとする。
(個人番号の利用)
第19条支部は、第6条に規定する事務を処理するために必要な場合に限り、個人番号を利用するものとする。なお、たとえ本人の同意があったとしても、利用目的を超えて個人番号を利用してはならない。
② 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であるときは、前項の規定にかかわらず支部が保有している個人番号を利用することができる。
② 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であるときは、前項の規定にかかわらず支部が保有している個人番号を利用することができる。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第20条支部は、第6条に規定する事務を処理するために必要な場合に限り、特定個人情報ファイルを作成するものとする。
② 特定個人情報ファイルには、パスワードを付与する等の保護措置を講じたうえで適切に保存する。
② 特定個人情報ファイルには、パスワードを付与する等の保護措置を講じたうえで適切に保存する。
第4章 特定個人情報等の保管、管理等
(保管)
第21条支部は、第6条に規定する事務が終了するまでの間、特定個人情報等を保管することができる。ただし、所管法令等により保存期間が定められているものについては、当該期間を経過するまでの間、特定個人情報等を保管する。
② 特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体及び書類等は、特定個人情報等の漏えい、滅失又はき損の防止その他の安全管理の確保のため、次の各号に掲げる方法により保管又は管理する。
⑴ 特定個人情報等を取り扱う機器は、施錠できるキャビネット等に保管するか、又は盗難防止用のセキュリティワイヤー等により固定する。
⑵ 特定個人情報等を含む書類及び電子媒体等は、施錠できるキャビネット等に保管する。
⑶ 特定個人情報ファイルは、パスワードを付与する等の保護措置を講じたうえでこれを保存し、当該パスワードを適切に管理する。
⑷ 特定個人情報等を含む書類であって、法定保存期間を有するものは、期間経過後速やかに廃棄することを念頭に保管する。
③ 特定個人情報等を含む書類又は特定個人情報ファイルを法定保存期間経過後も引き続き保管するときは、個人番号に係る部分をマスキング又は消去したうえで保管する。
② 特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体及び書類等は、特定個人情報等の漏えい、滅失又はき損の防止その他の安全管理の確保のため、次の各号に掲げる方法により保管又は管理する。
⑴ 特定個人情報等を取り扱う機器は、施錠できるキャビネット等に保管するか、又は盗難防止用のセキュリティワイヤー等により固定する。
⑵ 特定個人情報等を含む書類及び電子媒体等は、施錠できるキャビネット等に保管する。
⑶ 特定個人情報ファイルは、パスワードを付与する等の保護措置を講じたうえでこれを保存し、当該パスワードを適切に管理する。
⑷ 特定個人情報等を含む書類であって、法定保存期間を有するものは、期間経過後速やかに廃棄することを念頭に保管する。
③ 特定個人情報等を含む書類又は特定個人情報ファイルを法定保存期間経過後も引き続き保管するときは、個人番号に係る部分をマスキング又は消去したうえで保管する。
(情報システムの管理)
第22条支部において使用する情報システムにおいて特定個人情報等を取り扱うときは、次の各号に掲げる方法により管理する。
⑴ 特定個人情報保護責任者は、情報システムを使用して個人番号を取り扱う事務を処理するときは、ユーザーIDに付与されるアクセス権により、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを使用できる者を事務取扱担当者に限定する。
⑵ 事務取扱担当者は、情報システムを取り扱ううえで、正当なアクセス権を有する者であることを確認するために、ユーザーID、パスワード等により認証する。
⑶ 情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護するため、情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェア等を導入する。
⑷ 特定個人情報等をインターネット等により外部に送信するときは、通信経路における情報漏えい等を防止するため、通信経路の暗号化等の措置を講ずる。
⑴ 特定個人情報保護責任者は、情報システムを使用して個人番号を取り扱う事務を処理するときは、ユーザーIDに付与されるアクセス権により、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを使用できる者を事務取扱担当者に限定する。
⑵ 事務取扱担当者は、情報システムを取り扱ううえで、正当なアクセス権を有する者であることを確認するために、ユーザーID、パスワード等により認証する。
⑶ 情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護するため、情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェア等を導入する。
⑷ 特定個人情報等をインターネット等により外部に送信するときは、通信経路における情報漏えい等を防止するため、通信経路の暗号化等の措置を講ずる。
(特定個人情報等の持出し等)
第23条支部において保有する特定個人情報等をその管理区域外に持ち出すとき又は外部から管理区域内に持ち込むときは、次の各号に掲げる方法により管理する。
⑴ 特定個人情報等を含む書類を持ち出すときは、他者から容易に閲覧されないよう封筒に入れる等の措置を講ずる。
⑵ 特定個人情報等を含む書類を郵便等により発送するときは、簡易書留等の追跡可能な手段を利用する。
⑶ 特定個人情報ファイルを電子媒体等又は機器にて持ち出すときは、ファイルへのパスワードの付与等又はパスワードを付与できる機器の利用等の措置を講ずる。
⑴ 特定個人情報等を含む書類を持ち出すときは、他者から容易に閲覧されないよう封筒に入れる等の措置を講ずる。
⑵ 特定個人情報等を含む書類を郵便等により発送するときは、簡易書留等の追跡可能な手段を利用する。
⑶ 特定個人情報ファイルを電子媒体等又は機器にて持ち出すときは、ファイルへのパスワードの付与等又はパスワードを付与できる機器の利用等の措置を講ずる。
第5章 特定個人情報等の提供
(特定個人情報等の提供)
第24条支部にて保有する特定個人情報等の提供は、第6条に規定する事務に限るものとする。
② 前項の規定のほか、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律において特定個人情報等の提供が認められている場合には、支部で保有している特定個人情報等を提供することができる。
② 前項の規定のほか、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律において特定個人情報等の提供が認められている場合には、支部で保有している特定個人情報等を提供することができる。
(開示、訂正)
第25条支部にて保有する特定個人情報等については、適法かつ合理的な範囲に限り開示することとし、特定個人情報等について本人より訂正の申出があったときは、速やかに対応する。
(第三者提供の停止)
第26条特定個人情報等が違法に第三者に提供されていることを知った本人からその提供の停止を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、第三者への提供を停止する。
第6章 委託
(委託先の監督)
第27条支部は、支部の個人番号関係事務の全部又は一部を他者に委託するときは、委託先において安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行うこととする。
② 支部は、委託先における特定個人情報等の保護体制が十分であることを確認した上で委託先を選定する。
③ 支部は、委託先との間で次の各号に掲げる事項等を記載した契約を締結する。
⑴ 特定個人情報等に関する秘密保持義務
⑵ 事業所内からの特定個人情報等の持ち出しの禁止
⑶ 特定個人情報等の目的外利用の禁止
⑷ 再委託における条件
⑸ 漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任
⑹ 委託契約終了後の特定個人情報等の返却又は廃棄
⑺ 従業者に対する監督・教育
⑻ 契約内容の遵守状況についての報告
⑼ その他必要な事項
④ 委託先が支部の許諾を得て再委託する場合、再委託先の監督については、前3項の規定を準用する。
② 支部は、委託先における特定個人情報等の保護体制が十分であることを確認した上で委託先を選定する。
③ 支部は、委託先との間で次の各号に掲げる事項等を記載した契約を締結する。
⑴ 特定個人情報等に関する秘密保持義務
⑵ 事業所内からの特定個人情報等の持ち出しの禁止
⑶ 特定個人情報等の目的外利用の禁止
⑷ 再委託における条件
⑸ 漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任
⑹ 委託契約終了後の特定個人情報等の返却又は廃棄
⑺ 従業者に対する監督・教育
⑻ 契約内容の遵守状況についての報告
⑼ その他必要な事項
④ 委託先が支部の許諾を得て再委託する場合、再委託先の監督については、前3項の規定を準用する。
第7章 廃棄及び消去
(特定個人情報等の廃棄又は消去)
第28条支部は、第21条第1項に規定する保管期間を経過した書類等は、次の各号に掲げるとおり速やかに廃棄又は消去する。
⑴ 特定個人情報等を含む書類は、焼却又は溶解等の復元不可能な手法により廃棄する。
⑵ 特定個人情報ファイルは、完全削除ソフトウェア等により完全に消去する。
⑶ 特定個人情報等を含む電子媒体等は、破壊等により廃棄する。
⑷ 特定個人情報ファイル中の個人番号又は一部の特定個人情報等を削除するときは、容易に復元できない手法により削除する。
⑴ 特定個人情報等を含む書類は、焼却又は溶解等の復元不可能な手法により廃棄する。
⑵ 特定個人情報ファイルは、完全削除ソフトウェア等により完全に消去する。
⑶ 特定個人情報等を含む電子媒体等は、破壊等により廃棄する。
⑷ 特定個人情報ファイル中の個人番号又は一部の特定個人情報等を削除するときは、容易に復元できない手法により削除する。
(廃棄又は消去の記録)
第29条支部は、特定個人情報等を廃棄又は消去したときは、廃棄又は消去を証明する記録を保存する。
第8章 その他
(個人情報保護委員会への報告)
第30条特定個人情報保護責任者は、特定個人情報等の漏えいの事実又は漏えいの虞を把握した場合には、個人情報保護委員会に報告するよう努める。
(懲戒)
第31条支部は、本規程に違反した者が職員等である場合は、次の各号に掲げる処分を行う。
⑴ 職員の場合は、支部理事会の決議により戒告、減給、出勤停止又は懲戒解雇
⑵ 嘱託、派遣社員等の場合は、支部長の裁定に基づく契約の解除
② 本規程に違反した者が支部役員又は委員である場合は、本会に報告し、本会会則第49条に基づく処分を求める。
⑴ 職員の場合は、支部理事会の決議により戒告、減給、出勤停止又は懲戒解雇
⑵ 嘱託、派遣社員等の場合は、支部長の裁定に基づく契約の解除
② 本規程に違反した者が支部役員又は委員である場合は、本会に報告し、本会会則第49条に基づく処分を求める。
(規程の改廃)
第32条この規程を改廃しようとするときは、支部理事会の議を経なければならない。
附則
（施行の日）
- 1この規程は、平成27年10月1日から施行する。
- 2この改正規程は、平成28年9月29日から施行する。
- 3この改正規程は、令和元年5月17日から施行する。
別紙
特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針
東海税理士会刈谷支部(以下「支部」という。)は、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、支部の役員、委員、職員その他支部の事業に関与する者の特定個人情報等の保護を重要事項として位置づけ、「特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針」を以下のとおり定め、支部の役員、委員、職員その他事務を処理する者(以下「役職員等」といい、「職員その他事務を処理する者」を「職員等」という。)に周知し、徹底を図ります。
- 1特定個人情報等の適正な取扱い
支部の役員、委員、職員その他本会の事業に関与する者の特定個人情報等を取得、保管、利用、提供又は廃棄するに当たって、支部が定めた規程に従い適正に取り扱います。 - 2特定個人情報等の利用目的
支部は、特定個人情報等を以下の利用目的の範囲内で取り扱います。
⑴ 職員等(配偶者及び扶養親族を含む。)に係る源泉徴収事務、社会保険関係事務及び労働保険関係事務
⑵ 前号に掲げる事務以外の個人に係る報酬、料金、契約金、賞金その他の支払調書作成事務 - 3特定個人情報等の安全管理措置
⑴ 支部は、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止等、特定個人情報等の管理のために規程を定め、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。また、役職員等に特定個人情報等を取り扱わせるに当たっては、特定個人情報等の安全管理措置が適切に講じられるよう、当該役職員等に対する必要かつ適切な監督を行います。
⑵ 特定個人情報等の取扱いについて、支部の役員、委員、職員その他支部の事業に関与する者の許諾を得て第三者に委託する場合には、十分な特定個人情報保護の水準を備える者を選定するとともに、契約等により安全管理措置を講じるよう定めた上で、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。 - 4関係法令、ガイドライン等の遵守
支部は、個人情報及び特定個人情報等に関する法令、個人情報保護委員会が策定したガイドラインその他の規範を遵守し、全役職員等が特定個人情報等の保護の重要性を理解し、適正な取扱方法を実施します。 - 5継続的改善
支部は、特定個人情報等の保護が適正に実施されるよう、本基本方針及び規程等を継続して改善します。 - 6お問合せ
支部は、特定個人情報等の取扱いに関するお問合せに対し、適切に対応いたします。
令和元年5月17日
問合せ先
東海税理士会刈谷支部 個人情報保護相談窓口
- 電話0566-77-3636
- FAX0566-77-3686
- 受付時間10:00-12:00 / 13:00-15:00
（土・日・祝日及び年末年始は休み）
東海税理士会刈谷支部 個人情報の取扱規程
東海税理士会刈谷支部・個人情報の取扱規程
| (趣旨) | |
|---|---|
| 第1条 | 支部規約第37条に基づき、この規程を定める。 |
| (定義) | |
| 第2条 | この規程において、次の各号に掲げる用語の定義は、当該各号に定めるところによる。 ⑴ 個人情報 生存する個人に関する情報であって、次のいずれかに該当するものをいう。 イ 当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等(文書、図画若しくは電磁的記録(電磁的方式(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。次号において同じ。)で作られる記録をいう。以下同じ。)に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項(個人識別符号を除く。)をいう。以下同じ。)により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。) ロ 個人識別符号が含まれるもの ⑵ 個人識別符号 次に掲げるもののいずれかに該当する文字、番号、記号その他の符号のうち、個人情報の保護に関する法律施行令(以下「政令」という。)で定めるものをいう。 イ 特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号であって、当該特定の個人を識別することができるもの ロ 個人に提供される役務の利用若しくは個人に販売される商品の購入に関し割り当てられ、又は個人に発行されるカードその他の書類に記載され、若しくは電磁的方式により記録された文字、番号、記号その他の符号であって、その利用者若しくは購入者又は発行を受ける者ごとに異なるものとなるように割り当てられ、又は記載され、若しくは記録されることにより、特定の利用者若しくは購入者又は発行を受ける者を識別することができるもの ⑶ 要配慮個人情報 本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる個人情報をいう。 ⑷ 個人情報データベース等 個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるもの(利用方法からみて個人の権利利益を害するおそれが少ないものとして政令で定めるものを除く。)をいう。 イ 特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの ロ 前記イのほか、個人情報を一定の規則にしたがって整理することにより特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成した情報の集合物であって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの ⑸ 個人データ 個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。 ⑹ 保有個人データ 支部が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の全てに応じることができる権限を有する個人データをいう。ただし、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして次に掲げるもの又は6月以内に消去することとなるものを除く。 イ 本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの ロ 違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの ハ 国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれがあるもの ニ 犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれがあるもの ⑺ 本人 個人情報によって識別される特定の個人をいう。 |
| (利用目的の特定) | |
| 第3条 | 個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的(以下「利用目的」という。)をできる限り特定する。 ② 当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて利用目的を変更しない。 |
| (利用目的による制限) | |
| 第4条 | あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。 ② 合併その他の事由により他の支部等から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。 ③ 前2項の規定は、次の各号に掲げる場合については、適用しない。 ⑴ 法令に基づく場合 ⑵ 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。 ⑶ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。 ⑷ 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。 |
| (適正な取得) | |
| 第5条 | 個人情報を取得するに当たっては、適法かつ公正な手段により行う。 ② 次の各号に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を取得してはならない。 ⑴ 法令に基づく場合 ⑵ 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。 ⑶ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。 ⑷ 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。 ⑸ 当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、個人情報の保護に関する法律(以下「個人情報保護法」という。)第76条第1項各号に掲げる者その他個人情報保護委員会規則で定める者により公開されている場合 ⑹ その他前各号に掲げる場合に準ずるものとして政令で定める場合 |
| (取得に際しての利用目的の通知等) | |
| 第6条 | 個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表する。 ② 前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面(電磁的記録を含む。以下この項及び第23条第1項第2号において同じ。)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示する。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。 ③ 個人情報の利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表する。 ④ 前3項の規定は、次の各号に掲げる場合については、適用しない。 ⑴ 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合 ⑵ 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより支部の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合 ⑶ 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。 ⑷ 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合 ⑤ インターネット等の情報ネットワーク上でその付随する機能を用いて、本人から自動的にメールアドレス等の個人情報を取得することとなるときは、その事実と利用目的を通知し、又は公表する。 ⑥ 未成年者から個人情報を取得する場合には、対象となる者の判断能力に応じた平易な表現で利用目的を明示し、必要に応じて当該未成年者の保護者の了解を得る。 |
| (データ内容の正確性の確保) | |
| 第7条 | 利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努める。 |
| (個人データの適切な廃棄) | |
| 第8条 | 利用目的に照らし保有する必要がなくなった個人情報については、速やかに廃棄又は消去する。その際、個人情報の外部流出等を防止するため、記録媒体の物理的な破壊など適切な措置を講ずる。 |
| (安全管理措置) | |
| 第9条 | 支部は、支部が取り扱う個人データへの不正なアクセス又は当該個人データの滅失、き損、改ざん、漏えいの防止その他の個人データの安全管理のために、次の各号に掲げる安全管理措置を講ずる。 ⑴ 個人情報の取扱いに関して総括的な責任を有する個人情報保護管理者を置くこととし、支部長がこれを指名する。 ⑵ 個人情報保護管理者は、支部における個人情報に関する全ての権限と責務を有する。 ⑶ 職員は、個人データを含む書類及び個人データを取り扱う情報システム並びに機器について適切に管理する。 ⑷ 支部における個人データを取り扱う区域を明確にし、次の措置を講ずる。 イ 個人情報データベース等を取り扱うサーバ等の情報システムを管理する区域(以下「管理区域」という。)は、他の区域との間仕切りの設置及び施錠等を行う。 ロ 個人データを取り扱う機器、個人データが記録された電子媒体等(磁気媒体を含む。以下同じ。)及び書類等を取り扱う区域(以下「取扱区域」という。)は、これを担当する事務取扱担当者の机周辺とし、可能な限り、座席配置等による個人データの漏えいの防止措置をとるものとする。 ⑸ 個人データを取り扱う機器、個人データが記録された電子媒体等及び書類等は、次に掲げる方法により保管又は管理する。 イ 個人データを取り扱う機器、個人データが記録された電子媒体等及び書類等は、施錠できるキャビネット等への保管、又は盗難防止用のセキュリティワイヤーにより固定等の措置を講ずる。 ロ 個人データを取り扱う情報システムは、ユーザーＩＤ、パスワードを付与する等の保護措置を講じたうえでこれを保存し、適切に管理する。 ハ 保存期間を経過した個人データが記録された電子媒体等及び書類等は、速やかに廃棄するものとする。 ⑹ 支部において使用する情報システムにおいて個人データを取り扱うときは、次に掲げる方法により適切に管理する。 イ 職員による個人データへのアクセスについては、担当する事務を遂行するうえで必要と認められる場合についてのみアクセスできることとし、臨時にアクセスする必要がある場合については、個人情報保護管理者の許可を得る。 ロ 個人情報保護管理者は、ユーザーＩＤに付与されるアクセス権により、個人データを取り扱う情報システムを使用できる職員を限定する。 ハ 職員は、情報システムを取り扱ううえで、正当なアクセス権を有する者であることを確認するために、ユーザーＩＤ、パスワード等により認証する。 ⑺ 個人データへの外部からの不正アクセスを防御するため、次に掲げる方法により適切に管理する。 イ 情報システムを外部からの不正なアクセス又は不正ソフトウェアから保護するため、情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェアを導入する等、電子的防御対策を講ずる。 ロ 個人データをインターネット等により外部に送信するときは、個人データが含まれるファイルへのパスワード設定等の措置を講ずる。 ⑻ 個人データは、原則として、第4号に定める管理区域又は取扱区域以外の場所に持ち出してはならない。ただし、個人データを当該区域以外の場所に持ち出す必要があるときは、個人情報保護管理者の許可を得るとともに、次に掲げる方法により適切に管理する。 イ 個人データを含む書類を外部に持ち出すときは、外部から容易に閲覧されないよう封筒に入れる等の措置を講ずる。 ロ 個人データを電子媒体等又は機器にて持ち出すときは、ファイルへのパスワードの付与等又はパスワードを付与できる機器の利用等の措置を講ずる。 ⑼ 個人情報保護管理者は、支部における個人データの取扱いが適正に運用されているかについて、定期的に確認するものとする。 |
| (職員の監督等) | |
| 第10条 | 個人情報保護管理者は、職員に個人データを取り扱わせるに当たっては、当該個人データの安全管理が図られるよう、当該職員に対して必要かつ適切な監督を行う。 ② 個人情報保護管理者は、前項の監督に当たっては次の各号に掲げる事項を行うものとする。 ⑴ 個人情報の保護に関する内部規程を職員に周知徹底すること。 ⑵ 職員に対して定期的に個人情報の保護に関する教育、研修を実施すること。 ⑶ 個人データが適切に取り扱われているかを定期的に監査すること。 |
| (委託先の監督等) | |
| 第11条 | 支部は、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行う。 ② 支部は、委託先の選定及び前項の監督に当たっては、少なくとも次の各号に掲げる事項を行うものとする。 ⑴ 委託先の評価を行い、適切に選定すること。 ⑵ 委託契約の締結等により、秘密保持義務、外部への提供禁止、個人情報の適切な管理のために必要な措置、再委託の場合の実効的な監督体制、委託の期間、個人情報の返還義務、事故時の責任分担、個人データの取扱い状況の把握等の事項を取り決め、個人情報保護管理者による指示を遵守させること。 |
| (個人情報の漏えい等の事故が発生したときの対応) | |
| 第12条 | 支部の職員は、個人情報の漏えい等の事故の兆候を察知した場合は、直ちに個人情報保護管理者に連絡する。 ② 連絡を受けた個人情報保護管理者は、二次被害の防止、類似事故の発生回避等の観点から、必要な調査を行い、事案に即して次の各号に掲げる措置を適切に講ずる。 ⑴ 事故が発生した個人情報の範囲、漏えい経路の特定 ⑵ 事故の事実関係の調査及び原因の究明等 ⑶ 影響範囲の特定 ⑷ 影響を受ける可能性のある本人への連絡等 ⑸ 再発防止策の検討及び実施 ⑹ 事実関係及び再発防止策の公表 ⑺ 当該個人情報に係る安全管理体制及び類似の他の個人情報に係る安全管理体制の見直し ⑻ 犯罪性がある場合は、警察への被害届の提出及び告訴 ③ 個人情報保護管理者は、個人情報の漏えい事故の発生を把握した場合は、速やかに東海税理士会及び個人情報保護委員会に事実関係を報告するよう努めるものとする。 |
| (第三者提供の制限) | |
| 第13条 | 次の各号に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。 ⑴ 法令に基づく場合 ⑵ 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。 ⑶ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。 ⑷ 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。 |
| (本人への事前通知等により第三者に提供できる場合) | |
| 第14条 | 第三者に提供される個人データ(要配慮個人情報を除く。以下この項において同じ。)について、本人の求めに応じてその本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、次の各号に掲げる事項について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会に届け出たときは、前条の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供することができる。 ⑴ 第三者への提供を利用目的とすること。 ⑵ 第三者に提供される個人データの項目 ⑶ 第三者への提供の手段又は方法 ⑷ 本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること。 ⑸ 本人の求めを受け付ける方法 ② 前項第2号、第3号又は第5号に掲げる事項を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会に届け出る。 |
| (第三者提供に該当しない場合) | |
| 第15条 | 次の各号のいずれかに該当する場合は、第三者提供に該当しないこととする。 ⑴ 利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託することに伴って当該個人データが提供される場合 ⑵ 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合 ⑶ 特定の者との間で共同して利用される個人データが当該特定の者に提供される場合であって、次に掲げる事項について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。 イ 共同して利用する旨 ロ 共同して利用される個人データの項目 ハ 共同して利用する者の範囲 ニ 利用する者の利用目的 ホ 当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称 ② 前項第3号ニ又はホを変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くこととする。 |
| (第三者提供に係る記録の作成等) | |
| 第16条 | 個人データを第三者(国の機関、地方公共団体、独立行政法人等及び地方独立行政法人を除く。以下この条において同じ。)に提供したときは、次の各号に掲げる場合の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める事項に関する記録を作成する。ただし、当該個人データの提供が第13条各号又は第15条第1項各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。 ⑴ 第14条第1項の規定により個人データを第三者に提供した場合 次に掲げる事項 イ 当該個人データを提供した年月日 ロ 当該第三者の氏名又は名称その他の当該第三者を特定するに足りる事項(不特定かつ多数の者に対して提供したときは、その旨) ハ 当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項 ニ 当該個人データの項目 ⑵ 第13条の規定により個人データを第三者に提供した場合 次に掲げる事項 イ 第13条の本人の同意を得ている旨 ロ 前号ロからニまでに掲げる事項 ② 前項に定める記録を作成する方法は、文書、電磁的記録又はマイクロフィルムを用いて作成する方法とする。 ③ 第1項の記録は、個人データを第三者に提供した都度、速やかに作成する。ただし、当該第三者に対し個人データを継続的に若しくは反復して提供(第14条第1項の規定による提供を除く。以下この項において同じ。)したとき、又は当該第三者に対し個人データを継続的に若しくは反復して提供することが確実であると見込まれるときの記録は、一括して作成することができる。 ④ 前項の規定にかかわらず、第13条の規定により、本人に対する物品又は役務の提供に関連して当該本人に係る個人データを第三者に提供した場合において、当該提供に関して作成された契約書その他の書面に第1項各号に定める事項が記載されているときは、当該書面をもって第1項の当該事項に関する記録に代えることができる。 ⑤ 第1項の記録を、当該記録を作成した日から、次の各号に掲げる場合の区分に応じて、それぞれ当該各号に定める期間保存する。 ⑴ 第4項に規定する方法により記録を作成した場合 最後に当該記録に係る個人データの提供を行った日から起算して1年を経過する日までの間 ⑵ 第3項ただし書に規定する方法により記録を作成した場合 最後に当該記録に係る個人データの提供を行った日から起算して3年を経過する日までの間 ⑶ 前2号以外の場合 3年 |
| (第三者提供を受ける際の確認) | |
| 第17条 | 第三者から個人データの提供を受けるに際しては、次の各号に掲げる事項の確認を行う。ただし、当該個人データの提供が第13条各号及び第15条第1項各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。 ⑴ 当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者(法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人)の氏名 ⑵ 当該第三者による当該個人データの取得の経緯 ② 前項の第三者は、前項の規定による確認を行う場合において、当該確認に係る事項を偽ってはならない。 ③ 第1項の規定による同項第1号に掲げる事項の確認を行う方法は、個人データを提供する第三者から申告を受ける方法その他の適切な方法とする。 ④ 第1項の規定による同項第2号に掲げる事項の確認を行う方法は、個人データを提供する第三者から当該第三者による当該個人データの取得の経緯を示す契約書その他の書面の提示を受ける方法その他の適切な方法とする。 ⑤ 前2項の規定にかかわらず、第三者から他の個人データの提供を受けるに際して既に前2項に規定する方法による確認(当該確認について第8項から第10項までに規定する方法による記録の作成及び保存をしている場合におけるものに限る。)を行っている事項の確認を行う方法は、当該事項の内容と当該提供に係る第1項各号に掲げる事項の内容が同一であることの確認を行う方法とする。 ⑥ 第1項の規定による確認を行ったときは、次の各号に掲げる場合の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める事項に関する記録を作成する。 ⑴ 第14条第1項の規定による個人データの提供を受けた場合 次に掲げる事項 イ 個人データの提供を受けた年月日 ロ 第1項各号に掲げる事項 ハ 当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項 ニ 当該個人データの項目 ホ 第14条の規定による届出に係る事項が個人情報保護委員会により公表されている旨 ⑵ 第13条の規定により個人データの提供を受けた場合 次に掲げる事項 イ 第13条の本人の同意を得ている旨 ロ 前号ロからニまでに掲げる事項 ⑶ 第三者(個人情報保護法第2条第5項で規定する個人情報取扱事業者に該当する者を除く。)から個人データの提供を受けた場合 第1号ロからニまでに掲げる事項 ⑦ 前項各号に定める事項のうち、既に第8項から第10項に規定する方法により作成した前項の記録(当該記録を保存している場合におけるものに限る。)に記録された事項と内容が同一であるものについては、前項の当該事項の記録を省略することができる。 ⑧ 第6項の規定による同項の記録を作成する方法は、文書、電磁的記録又はマイクロフィルムを用いて作成する方法とする。 ⑨ 第6項の記録は、第三者から個人データの提供を受けた都度、速やかに作成する。ただし、当該第三者から継続的に若しくは反復して個人データの提供(第14条第1項の規定による提供を除く。以下この条において同じ。)を受けたとき、又は当該第三者から継続的に若しくは反復して個人データの提供を受けることが確実であると見込まれるときの記録は、一括して作成することができる。 ⑩ 前項の規定にかかわらず、本人に対する物品又は役務の提供に関連して第三者から当該本人に係る個人データの提供を受けた場合において、当該提供に関して作成された契約書その他の書面に第6項各号に定める事項が記載されているときは、当該書面をもって第6項の当該事項に関する記録に代えることができる。 ⑪ 第6項の記録を、当該記録を作成した日から、次の各号に掲げる場合の区分に応じて、それぞれ当該各号に定める期間保存する。 ⑴ 第10項に規定する方法により記録を作成した場合 最後に当該記録に係る個人データの提供を受けた日から起算して1年を経過する日までの間 ⑵ 第9項ただし書に規定する方法により記録を作成した場合 最後に当該記録に係る個人データの提供を受けた日から起算して3年を経過する日までの間 ⑶ 前2号以外の場合 3年 |
| (保有個人データに関する事項の公表等) | |
| 第18条 | 保有個人データに関し、次の各号に掲げる事項について、本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。)に置くこととする。 ⑴ 支部の名称 ⑵ 全ての保有個人データの利用目的(第6条第4項第1号から第3号までに該当する場合を除く。) ⑶ 保有個人データの開示、訂正等、利用停止等の手続及びその手数料 ⑷ 支部が行う保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先 ② 本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なくこれを通知する。ただし、前項の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合又は第6条第4項第1号から第3号までに該当する場合は、利用目的を通知しないことができ、その旨を決定した場合は、本人に対し、遅滞なくその旨を通知することとする。 |
| (開示) | |
| 第19条 | 本人から、当該本人が識別される保有個人データの開示(当該本人が識別される保有個人データが存在しない場合にその旨を知らせることを含む。以下同じ。)の請求を受けた場合は、本人に対し、書面の交付による方法(開示の求めを行った者が同意した方法がある場合は、当該方法)により、遅滞なく当該保有個人データを開示する。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないこととする。 ⑴ 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合 ⑵ 支部の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合 ⑶ 他の法令に違反することとなる場合 ② 前項の規定による請求に係る保有個人データの全部又は一部について開示しない旨の決定をしたとき又は当該保有個人データが存在しないときは、本人に対し、遅滞なくその旨を通知する。 ③ 他の法令の規定により、本人に対し、第1項本文に規定する方法により、当該本人が識別される保有個人データの全部又は一部を開示することとされている場合には、当該全部又は一部の保有個人データについては、第1項の規定は適用しない。 |
| (訂正等) | |
| 第20条 | 本人から、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によって、その内容の訂正、追加又は削除(以下「訂正等」という。)の請求を受けた場合には、その内容の訂正等に関して他の法令の規定により特別の手続が定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行う。 ② 前項の規定による請求に係る保有個人データの内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なくその旨(訂正等を行ったときは、その内容を含む。)を通知する。 |
| (利用停止等) | |
| 第21条 | 本人から、当該本人が識別される保有個人データが第4条の規定に違反して取り扱われているという理由又は第5条の規定に違反して取得されたものであるという理由によって、当該保有個人データの利用の停止又は消去(以下「利用停止等」という。)の請求を受けた場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なくその保有個人データの利用停止等を行う。ただし、当該保有個人データの利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。 ② 本人から、当該本人が識別される保有個人データが第13条の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人データの第三者への提供の停止の請求を受けた場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、遅滞なく当該保有個人データの第三者への提供を停止する。ただし、当該保有個人データの第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合その他の第三者への提供を停止することが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。 ③ 第1項の規定による請求に係る保有個人データの全部若しくは一部について利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき、又は前項の規定による請求に係る保有個人データの全部若しくは一部について第三者への提供を停止したとき若しくは第三者への提供を停止しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なくその旨を通知する。 |
| (理由の説明) | |
| 第22条 | 本人から求められ、又は請求された保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正等又は利用停止等若しくは第三者提供の禁止(以下「開示等」という。)の措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、本人に対し、その理由を説明するよう努めるものとする。 |
| (開示等の請求等に応じる手続) | |
| 第23条 | 保有個人データの開示等の求め又は請求(以下「開示等の請求等」という。)を受け付ける方法は次の各号に掲げるとおりとする。 ⑴ 開示等の請求等の申出先 住所 安城市御幸本町15－1 碧海信用金庫本部3階 宛先 東海税理士会刈谷支部支部長 ⑵ 開示等の請求等に際して提出すべき書面(電磁的記録を含む。)の様式その他の開示等の請求等の方式 別添様式のとおり ⑶ 開示等の請求等をする者が本人であることの確認の方法 受付窓口において開示等の請求等に応じる場合には、次に掲げるイ又はロの書類により、本人確認を行うこととする。ただし、書面の送付によりされた開示等の請求等に応じる場合には、これら書類の写しの提出を受けることにより本人確認を行う。 イ 税理士証票、運転免許証、旅券、特別永住者証明書、個人番号カードなどの官公庁等が発行した顔写真付き本人確認書類 いずれか1点 ロ 健康保険被保険者証、年金手帳などの官公庁が発行した顔写真のない本人確認書類 いずれか2点 ⑷ 第3項の規定に基づき代理人による開示等の請求等に応じる場合、前号に掲げる書類により代理人自身の本人確認を行うほか、それぞれ次の方法により代理人であることを確認する。 イ 法定代理人である場合 請求の日前30日以内に交付された戸籍謄本その他資格を証明する書類(戸籍抄本、住民票の写し、登記事項証明書、家庭裁判所の証明書)の提示又は提出 ロ 本人が委任した代理人である場合 本人の実印が押印された委任状及び請求の日前30日以内に交付された印鑑証明書の提示又は提出 ⑸ 手数料の徴収方法 開示に伴う手数料については、保有個人データが記録されている個人情報データベース1件あたり500円を徴収する。 この場合、窓口において現金で徴収するか、支部の普通預金口座を教示し振り込みによることで受領する。 ② 開示等の請求等に対しては、本人に対し、開示等の請求等の対象となる保有個人データを特定するに足りる事項の提示を求めることができる。この場合において、本人が容易かつ的確に開示等の請求等をすることができるよう、当該保有個人データの特定に資する情報の提供その他本人の利便を考慮した適切な措置をとることとする。 ③ 次の各号に掲げる代理人による開示等の請求等に応じることとする。 ⑴ 未成年者又は成年被後見人の法定代理人 ⑵ 開示等の請求等をすることにつき本人が委任した代理人 ④ 開示等について措置する場合、所定の様式により個人情報保護管理者の決裁を受けて開示等を行うこととする。 |
| (事前の請求) | |
| 第24条 | 本人は、開示、訂正等、利用停止等又は提供の停止による請求に係る訴えを提起しようとするときは、支部に対し、あらかじめ当該請求を行い、かつ、その到達した日から2週間を経過した後でなければ、その訴えを提起することができない。ただし、支部がその請求を拒んだときは、この限りでない。 ② 前項の請求は、その請求が通常到達すべきであった時に、到達したものとみなす。 ③ 前2項の規定は、開示、訂正等、利用停止等又は提供の停止による請求に係る仮処分命令の申立てについて準用する。 |
| (苦情処理) | |
| 第25条 | 個人情報の利用、提供、開示、訂正等又は利用停止等に係る苦情その他個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努める。 ② 前項の目的を達成するため、苦情受付窓口を設置し、苦情を申し立てる者に適切に対応することとする。 なお、具体的な苦情の処理手順としては、次の各号に掲げるとおりとする。 ⑴ 個人情報保護管理者又は個人情報保護管理者から指示を受けた職員が応接し、苦情の内容を録取する。 ⑵ 個人情報保護管理者は、必要に応じて関係する役員と対策について協議の上、迅速かつ的確に支部長に苦情の概要を連絡するとともに、措置策について決裁を受ける。 ⑶ 決裁終了後、個人情報保護管理者は、遅滞なく東海税理士会に事実関係を連絡する。 ⑷ 苦情に関する措置を講ずるとともに、苦情を申し立てた本人に対して、その旨の説明等を行う。 個人情報保護管理者は、支部の他の事務等に影響又は関連が見込まれる場合､関係する各担当者との連絡調整又は再発防止策等を併せて講ずることに留意する。 |
| (見直し) | |
| 第26条 | 支部は、適切な個人情報の保護を維持するため、定期的に個人情報の取扱状況等について評価及び点検し、個人情報保護体制の見直しを実施する。 |
| (規程の改廃) | |
| 第27条 | この規程を改廃しようとするときは、支部理事会の議を経なければならない。 |
附則
- 1この規程は、平成27年5月22日から施行し、平成27年4月1日に遡って適用する。
東海税理士会刈谷支部 税務相談所の設置及び運営基準
(目的)
第1条この税務相談所の設置及び運営基準(以下「基準」という。)は、東海税理士会(以下「本会」という。)の「税務相談所の設置及び運営基準」に基づき、東海税理士会刈谷支部(以下「支部」という。)が税務相談所を設置し、小規模事業者及び本会又は支部が必要と認める者の税務支援にあたる場合の諸事項を定めるものとする。
(税務相談所の設置)
第2条支部は、東海税理士会「会則」61条に規定する区域内に独立又は常設の税務相談所を設置し、東海税理士会刈谷支部税務相談所(以下「税務相談所」という。)の表示をする。
(税務相談の構成)
第3条税務相談所は、運営委員会(以下「委員会」という。)及び指定税理士等、事務職員をもって構成する。
(税務相談所の業務)
第4条税務相談所は、次の業務を行う。
(1)税務に関する相談
(2)記帳及び決算に関する相談
(3)税務書類作成に関する相談
(1)税務に関する相談
(2)記帳及び決算に関する相談
(3)税務書類作成に関する相談
(相談期間)
第5条同一の納税者に対する相談期間は、2年を超えることができないものとする。
② 相談の期間中又は相談終了後、税理士又は税理士法人の関与に移行する場合は、支部が適切の方途を講ずるものとする。
② 相談の期間中又は相談終了後、税理士又は税理士法人の関与に移行する場合は、支部が適切の方途を講ずるものとする。
(税務相談報酬等)
第6条相談者より受ける報酬は、原則無償とする。ただし、本会又は支部が必要と認める場合は有償(著しく低い報酬の額)とする。
(委員会の組織)
第7条税務相談所の円滑な運営を期するため委員会を設けるものとする。
② 委員会は支部の選出した委員、相談所の所長、副所長及び事務局長をもって構成する。
② 委員会は支部の選出した委員、相談所の所長、副所長及び事務局長をもって構成する。
(委員会の任務)
第8条委員会の任務は、次のとおりとする。
(1)税務相談所の実質的な運営事項の協議
(2)税務相談所従事税理士等の選任
(3)税務相談所の事務職員の指導監督
(4)その他必要と認めた事項
(1)税務相談所の実質的な運営事項の協議
(2)税務相談所従事税理士等の選任
(3)税務相談所の事務職員の指導監督
(4)その他必要と認めた事項
(税務相談所の役員)
第9条税務相談所に次の役員を置く。
(1)所長 1名
(2)副所長 若干名
(3)事務局長 1名
(1)所長 1名
(2)副所長 若干名
(3)事務局長 1名
(役員の任命及び任期)
第10条所長には支部長、副所長には副支部長が当たり、任期は支部役員の任期と同一とする。
② 事務局長は、指定税理士等の中から所長が適任者を委嘱する。
② 事務局長は、指定税理士等の中から所長が適任者を委嘱する。
(役員の職務)
第11条役員の職務は、次のとおりとする。
(1)所長は、税務相談所の業務を統括し、委員会の委員長となる。
(2)副所長は、所長を補佐し、委員会の副委員長となる。
(3)事務局長は、税務相談所の運営に関し、所長から委任された事務を処理し、関係機関及び相談対象者の連絡に当たる。
(1)所長は、税務相談所の業務を統括し、委員会の委員長となる。
(2)副所長は、所長を補佐し、委員会の副委員長となる。
(3)事務局長は、税務相談所の運営に関し、所長から委任された事務を処理し、関係機関及び相談対象者の連絡に当たる。
(従事税理士等の任期及び職務)
第12条従事税理士等の任期は、2年以内とし、再任を妨げない。
② 従事税理士等は、相談対象者を直接相談する。
② 従事税理士等は、相談対象者を直接相談する。
(税務相談所の経費)
第13条税務相談所の経費は、本会又は支部からの運営費その他の収入をもって支弁する。
(会計年度)
第14条税務相談所の会計は、特別会計とし、会計年度は毎年4月1日より翌年3月31日までとする。
(基準の改廃)
第15条本基準の改廃は、支部理事会の議決による。
附則
- 1本基準は、平成27年1月1日より実施する。
東海税理士会 刈谷支部・慶弔規程
(趣旨)
第1条支部規約第37条に基づき、この規程を定める。
(目的)
第2条税理士会員(税理士会員の準会員を含む。)及びその家族(以下「税理士会員等」という。)の慶事、弔事、傷病又は被災に対し、慶祝、弔慰、見舞いの意を表するものとする。
(慶事)
第3条
税理士会員の慶祝については、次の表に掲げる区分により慶祝金を贈る。
| 慶祝対象者 | 結婚 | 金婚式 | 銀婚式 | 白寿・米寿 喜寿・古希 |
|---|---|---|---|---|
|
会員 |
30,000円 |
40,000円 |
30,000円 |
20,000円 |
(弔事)
第4条
② 会員の父母には、養父母及び同居の義父母を含む。
③ 本条第1項各号の2以上に該当するときは、それぞれの号を適用する。ただし、生花については一対とする。
税理士会員等が死亡したときは、次の表に掲げる区分により弔慰金・生花を贈り、弔意を表するものとする。
| 弔慰対象者 | 弔慰金 | 生花 |
|---|---|---|
|
会員 |
100,000円 |
一対 |
|
会員の配偶者 |
50,000円 |
一対 |
|
会員の父母 |
20,000円 |
一対 |
|
会員同居の子息女 |
20,000円 |
一対 |
③ 本条第1項各号の2以上に該当するときは、それぞれの号を適用する。ただし、生花については一対とする。
(傷病)
第5条税理士会員が長期(30日を超える場合)にわたり病床にあるときは、見舞金として10,000円を贈る。
(災害)
第6条
② 税理士法人会員の事務所が被災したときは、前項の規定を適用する。
税理士会員の居宅、事務所が被災したときは、次の表に掲げる区分により見舞金を贈る。
| 区分 | 見舞金 |
|---|---|
|
全焼・全壊 |
50,000円 |
|
半焼・半壊 |
30,000円 |
|
床上 浸水 |
20,000円 |
(本規程の不適用)
第7条税理士会員及び税理士法人会員として有する権利の全部又は一部を停止されている者については、前条までの規定は適用しない。
(返礼の禁止)
第8条税理士会員等及び税理士法人会員は、第3条から第6条に関し、返礼をしてはならない。
(支部長の扶助行為)
第9条支部長は、税理士会員の長期療養、死亡その他の事情により、その家族等から税理士業務に関し相談申出があるときは、会員相互扶助の精神で当らなければならない。
(厚生資金の負担)
第10条支部区域内に税理士事務所を有することとなった税理士会員及び税理士法人会員は、支部の厚生資金に充てるため20,000円を負担しなければならない。
(臨時負担金)
第11条厚生資金の不足が生じたときは、理事会の議を経て税理士会員及び税理士法人会員より臨時に負担金を徴収することができる。
② 親睦会費等に充てる必要が生じたときは、理事会の議を経て税理士会員又は、出席税理士会員より臨時に負担金を徴収することができる。
(退会者への金品の贈呈)
第12条10年以上、税理士会員及び税理士法人会員であった者が業務廃止により退会する場合に、理事会は当該退会者に対し、金品を贈ることを決することができる。
(その他)
第13条この規程に定めのない事項及び規程適用上疑義の生じた場合は、理事会の議により決定する。
附則
（施行の日）
- 1この規程は、昭和55年9月17日から施行する。
- 2この改正規程は、昭和63年5月24日から施行する。
- 3この改正規程は、平成11年4月19日から施行する。
- 4この改正規程は、平成14年4月1日から施行する。
- 5この改正規程は、平成14年5月23日から施行する。
